Budowanie zaangażowania w zespole zdalnym

Większość zarządzających zajmowała się tematem produktywności zespołów w czasie pandemii tymczasem w dłuższej perspektywie czasu obszarem równie istotnym jest zaangażowanie pracowników. Osłabienie zaangażowanie to osłabienie wielu mechanizmów proefektywnościowych w zespole (właścicielskie podejście, inicjatywa, innowacyjność, gotowość do podejmowania wyzwań z poza własnego obszaru). Niższe zaangażowanie sprzyja podniesieniu rotacji w zespole, a więc generuje dodatkowe koszty rekrutacji i wdrażania nowych pracowników.

Co powinien zrobić menadżer, żeby utrzymać odpowiedni poziom zaangażowania swoich podwładnych pracujących zdalnie? Jest kilka rozwiązań.

5 października 2020
zdjęcie - Budowanie zaangażowania w zespole zdalnym

Covid-19 wymusza pracę zdalną

Pandemia Covid-19 spowodowała, że tysiące firm na całym świecie przeszło na tryb pracy zdalnej. Po prostu wykonywanie swoich zawodowych obowiązków w domowych pieleszach jest zdrowotnie bezpieczniejsze niż spędzanie 8 godzin w biurze, w otoczeniu gromady ludzi.

Co więcej, praca zdalna może przynieść przedsiębiorstwu istotne oszczędności .W Warszawie jedno miejsce pracy kosztuje średnio  1200 zł miesięcznie (czynsz, media, obsługa IT, napoje, rozmaite benefity typu owocowe wtorki etc,) 

Jest pewne, że praca zdalna będzie trwałym elementem życia zawodowego.
Potwierdzają to badania z sierpnia tego roku przeprowadzone przez Grafton Recruitment.  Wynika z nich, że:

  • 10% polskich firm przeszło na stałe na pracę zdalną
  • 26 % polskich firm wróciło w pełni do pracy stacjonarnej
  • aż 64% polskich firm preferuje styl mieszany (część pracowników wykonuje swoje obowiązki poza biurem).

Część firm rywalizowała z innymi organizacjami o nowych pracowników inwestując w przyjazną atmosferę i kulturę organizacyjną sprzyjającą osiąganiu satysfakcji z pracy. Praca zdalna przynajmniej częściowo niweluje rezultaty tych wysiłków.

Pracodawcy, którzy swoją przewagę konkurencyjną tworzyli poprzez możliwości rozwoju i wysokie wynagrodzenia, a nie inwestowali w wyżej wspomnianą kulturę organizacyjną nie traktują pracy hybrydowej jako zagrożenia.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Jakie są najskuteczniejsze techniki motywacyjne? Jak zostać mentorem dla mniej doświadczonych współpracowników? Jak stres wpływa na podejmowanie decyzji? Jak obudzić zespół sprzedażowy? Zobacz co proponujemy:

Zapraszamy.

Minusy pracy zdalnej

Jednak praca zdalna ma również swoje minusy. Należą do nich przede wszystkim:

  • gorsze samopoczucie pracownika ( wynikające z izolacji i braki kontaktu z innymi)
  • zaniedbywanie obowiązków ( pod hasłem „na wszystko mam czas”)
  • postępująca erozja więzi miedzy pracownikami, a także między pracownikami a firmą
  • brak bezpośredniej koordynacji działań przez przełożonego.
  • mniej efektywny onboarding i transfer know-how w organizacji

Wytyczne dla menadżera

Jak w warunkach rozproszonej pracy zdalnej powinien zachowywać się menadżer? Jakich narzędzi powinien użyć, żeby utrzymać odpowiedni stopień zaangażowania podwładnych, a zarządzanie zespołem wirtualnym przebiegało sprawnie?

Narzędzia pracy

Narzędzia pracy to zarówno aplikacje – firmowe, zewnętrzne pozwalające na video konferencje, zarzadzanie projektami, komunikację treści biznesowych i towarzyskich ale również tzw. rytuały zespołowe, które budują chęć do wyżej wymienionych czynności.

Transparentność

Jedną z przyczyn źle wykonywanej pracy zdalnej jest poczucie izolacji i odcięcie od informacji o tym „co się dzieje w firmie”. Wtedy budzi się lęk i fałszywe wyobrażenia. Przez to obniża się poziom identyfikacji z firmą i rośnie niechęć do pracy, zagrożone jest poczucie bezpieczeństwa.

Wiele firm w pierwszych tygodniach pandemii rozumiało tą potrzebę i podejmowało szereg inicjatyw komunikacyjnych (Town Hall Meetingi,  okresowe maile i prezentacje opisujący stan bieżący firmy oraz plany przeciwdziałania kryzysowy, nagrania video autorstwa zarządu mające na celu uspokoić emocje pracowników).

Dziś kiedy sytuacja, przynajmniej psychologicznie, się uspokoiła odpowiedzialność za komunikację jest przede wszystkim przypisana do menedżera. Zadaniem zarządzających się wyjaśniać zespołowi jak ich zadania wpisują się w strategię firmową, sens i celowość podejmowanych przez zarząd czy wyższą kadrę kierowniczą decyzji. Z drugiej strony powinni pełnić rolę rzeczników swoich zespołów i przekazywać „do góry” odczucia, apele i emocje swoich podwładnych.

Ustalenie reguł

Zarządzanie zespołem zdalnym musi opierać się na solidnych podstawach. Dlatego ważną rzeczą jest ustalenie zasad, których należy przestrzegać. Są to m. in. :  

  • czy praca zdalna to benefit czy tryb równowartościowy wobec stacjonarnego?
  • czy praca ma charakter zadaniowy czy „gotowościowy” i czasowy?
  • czy praca zdalna odbywa się poza biurem, ale w dowolnym miejscu czy wyłącznie w domu pracownika?
  • w jaki sposób komunikujemy brak dostępności przy komputerze i telefonie?
  • kiedy należy dzwonić ? kiedy pisać maila?  A kiedy korzystać z chat’a komunikatora?
  • kto decyduje i na podstawie jakich kryteriów, które dni będą zdalne, a które stacjonarne?

Menedżer najpierw powinien na te pytania odpowiedzieć sam bądź uzyskać odpowiedzi w organizacji, następnie przekazać powstałe w ten sposób zasady zespołowi.
Alternatywną metodą jest wypracowanie zasad razem z zespołem – można sięgnąć po tą praktykę, jeżeli przynajmniej część pracowników cechuje się właścicielskim podejściem do pracy i wysokim etosem pracy.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Sprawdź nasze szkolenia online:

Oferujemy zarówno pojedyncze interaktywne warsztaty online jak i rozbudowane formaty. Korzystamy z najpopularniejszych technologii transmisji video. Sprawdź. Na pewno coś wybierzesz dla swojej firmy.

Autonomia pracownik

Zgodnie z koncepcją przywództwa sytuacyjnego Kena Blancharda nie wszyscy pracownicy oczekują autonomii. Ci, którzy w danej kompetencji są początkujący (tzw. entuzjastyczny debiutant bądź rozczarowany adept)  potrzebują więcej wsparcia i atencji menedżera bądź doświadczonego kolegi.
Znów pracownicy doświadczeni ceną autonomię i praca zdalna ze swoim rozliczeniem zadaniowym (czyli na to poświęcisz godzin ? , ale do kiedy będzie zrobione?) może być dla tych osób znakomitym sposobem wykonywania obowiązków.

Zgodnie z teorią motywacji 3.0 Daniela Pinka autonomia jest jednym z najważniejszych motywatorów, warto więc z niej korzystać tam gdzie jest na to przestrzeń – a bardziej sprzyjających warunków niż teraz pewnie już nie będzie.

Feedback

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez menadżerów jest brak szybkiego feedbacku. Menedżer w pracy zdalnej może ulegać pokusie czekania na dobry moment, aby udzielić informacji zwrotnej. W rzeczywistości właściwy moment to ten możliwie bezpośrednio po sytuacji, która tego wymaga – czy feedbacku pozytywnego czy rozwojowego. Zarządzanie zespołem zdalnym oznacza utrudniony kontakt z pracownikami, więc bardzo ważne jest regularne i szybkie przesyłanie informacji zwrotnej.

Dzięki temu m. in. :

  • można sprawnie realizować kolejne punkty zawodowego projektu
  • pracownik nie czuje się zaniedbany i nie ma wrażenia, że jego praca jest ignorowana, a wtedy jego zaangażowanie rośnie.

Wspólny dokumenty i wszystkie inne ułatwienia technologiczne

Praca zdalna to praca w rozproszeniu. Dlatego ważne jest, żeby wszyscy orientowali się na jakim etapie znajduje się projekt. Menadżer nie powinien być jedynym depozytariuszem takiej wiedzy. Warto, np. w internetowej chmurze, stworzyć dokument opisujący cały projekt. Dostęp do niego powinni mieć wszyscy zaangażowani weń pracownicy.

Dzięki temu:

  • zapanuje porządek
  • będzie wiadomo, ile jeszcze pracy jest do wykonania
  • będzie możliwość przekazania pisemnych  uwag czy dopisania pomysłów.

Wspólny dokument to wiedza, ,,w którym miejscu aktualnie jesteśmy”. I jednocześnie narzędzie do większego zaangażowania w pracę.

Sieciowy schemat komunikacji

Przy pracy zdalnej najważniejsza jest regularna komunikacja zespołu. Menadżer powinien zaproponować odpowiedni sposób komunikacji swojego zespołu. Powinna to być komunikacja typu sieciowego, gdzie w centrum przepływu informacji nie znajduje się tylko jedna osoba, ale wszyscy komunikują się między sobą. Dzięki temu, każdy członek zespołu będzie jednakowo dobrze poinformowany.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Przeszkoliliśmy ponad 50 tys. osób na stanowiskach menedżerskich. Realizujemy szkolenia stacjonarne otwarte, szkolenia zamknięte oraz szkolenia menedżerskie online.


Zapoznaj się z naszymi szkoleniami menadżerskimi.

Video konferencje i telefon

Tak jak kalendarz pracy stacjonarnej wypełniony był spotkaniami, rozmowami i “burzami mózgów”, tak samo należy robić podczas pracy zdalnej.
Dziś, gdy każdy ma telefon, a na rynku pełno jest różnorakich komunikatorów internetowych nie jest to zadanie trudne.

Najlepsze formy komunikacji to:

  • video konferencje

Dla wielu wciąż nie jest oczywiste, aby podczas video konferencji mieć włączoną kamerę i umożliwiać video stream’ing. Pracownicy zasłaniając się niską jakością łącza internetowego wyłączają kamery zamieniając video konferencję na telekonferencję. Praca zdalna buduje naturalny dystans. Dzięki technologii można go znacząco zmniejszyć. Zadaniem menedżera jest nie tylko wymagać, ale również wyjaśniać dlaczego warto, aby wszyscy członkowie zespołu widzieli się wzajemnie, wzmacniać video spotkania nie tylko działowe, ale również sieciowe – pomiędzy członkami zespołów.

Rozmowy telefoniczne

Przy zarządzaniu zespołem zdalnym menadżer nie powinien rozstawać się z telefonem. Bo rozmów telefonicznych może odbyć nawet kilkadziesiąt w ciągu dnia.

Służą one do rozwiązywania bieżących trudności lub szybkiego wyjaśniania pojawiających się znienacka niejasności.

Team building online
Integracja zespołu jest kluczowa, żeby zbudować odpowiedni poziom zaangażowania. Jednak jak się integrować w czasie pandemii, gdy wszyscy pracują zdalnie? Nie można przecież wspólnie wyjść na kręgle czy na piwo.

Jednak, przy dzisiejszych rozwiązaniach komunikacyjnych, absolutnie możliwy jest team building online.

Menadżer ma do dyspozycji kilka rozwiązań:

  • Wirtualne Escape Room’y
  • Wirtualne teleturnieje
  • Warsztaty Online Do It Yourself (gotowanie, przygotowywanie drinków, lasy w słoikach etc.)
  • Wirtualna zagadka kryminalna

Tego typu propozycje z pewnością pomogą menadżerowi przeprowadzić team building online na odpowiednim poziomie.

Podsumowanie

Zaangażowany zespół to Święty Gral każdego menedżera – poradzi sobie z niedoskonałościami procedur, stawi czoła nawet najtrudniejszym wyzwaniom, reaguje elastycznie na zmiany i sam inicjuje rozwiązania usprawniające pracę. Dlatego w tych trudnych czasach tak ważne jest, aby menedżer nie skupiał się wyłącznie na produktywności, a również dzielił ją na kształtowanie zaangażowania w zespole.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

ZOBACZ NAJCIEKAWSZE ARTYKUŁY

z naszej strefy wiedzy

Zarządzanie grupą pracowników, gdzie kłótnie i niedopowiedzenia występują na porządku dziennym to zupełna norma. To tak jak w przypadku dysfunkcyjnej rodziny, a może nawet gorzej, ponieważ to właśnie z naszą dysfunkcyjną „rodziną” w pracy spędzamy większość naszego czasu – co najmniej 40 godzin tygodniowo.

„Dlaczego” Simona Sineka ma na celu pobudzać ludzi do robienia tego, co ich inspiruje, aby wszyscy razem mogli zmieniać świat. Sinek mówi, pisze, uczy, doradza i tworzy produkty, aby rozpowszechnić ten przekaz.

W powieści „Man’s Search for Meaning (Człowiek szukający sensu)”, Viktor Frankl wspomina iż osoby które najlepiej zarządzały swoim życiem w obozie, potrafiły też w idealny sposób kontrolować swoje zachowanie i uczucia.  Frankl wiedział że nawet w najgorszych możliwych warunkach, człowiek może przetrwać jeśli jest odporny psychicznie i posiada odpowiednie nastawienie.

Sfera zawodowa jest obszarem niezwykle konfliktogennym. To miejsce, gdzie ścierają się interesy i osobiste ambicje, a rywalizacja jest codziennością. A wszystko to rodzi poważne tarcia i antagonizmy. Konflikty w pracy mogą powstawać w wielu konfiguracjach. I może być w nie zamieszane wiele osób.

Genchi Genbutsu oznacza konieczność osobistego zweryfikowania wszystkich faktów dotyczących danego problemu. Zasada Genchi Genbutsu to jeden z najważniejszych elementów kultury pracy w japońskich firmach.

ZOBACZ LOSOWE ARTYKUŁY Z NASZEJ STREFY WIEDZY

Lumina Learning jest wiodącym na świecie dostawcą innowacyjnej psychometrii. Od 2009 roku dostarcza najnowocześniejsze narzędzia osobowości, inteligencji emocjonalnej i kompetencji.

Zdalne formaty rozwojowe do tej pory funkcjonowały raczej na obrzeżach polityki rozwojowej organizacji.

Praca zdalna to coraz częściej świadomy wybór pracodawcy, który chce w ten sposób obniżyć koszty powierzchni biurowej czy relokacji pracowników.

Z powodu epidemii koronawirusa wiele firm na całym świecie oddelegowuje swoich pracowników do pracy zdalnej. Jak dobrze zorganizować taką pracę? Jakie są jej wady, a jakie zalety?     

Większość ludzi nie lubi zmian. Zwłaszcza w obszarze zawodowym wszelkie modyfikacje bywają trudnym doświadczeniem. Dla lepszego zarządzania zmianą w firmą warto poznać mechanizmy reakcji emocjonalnych pracowników. W tym celu można się posłużyć teorią stresu psychologicznego Lazarusa i Folkman.

Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Farysa 64
01-971 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel.: 505 273 550

ul. Farysa 64
01-971 Warszawa
NIP: 113-26-90-108

Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2019 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.