Co nas ogranicza w efektywnym wykonywaniu obowiązków?

Co nas ogranicza w efektywnym wykonywaniu obowiązków?

W pracy często zdajemy sobie sprawę, że nasza efektywność i wydajność nie jest najwyższa. Szczególnie osoby, które prowadzą własną firmę, zwykle narzekają na brak wolnego czasu oraz nadmiar obowiązków.

Przedsiębiorcy, którzy odnoszą sukces, znają sposoby na zwiększenie swojej wydajności, mimo dokładnie tylu samu godzin roboczych co ci, którzy nie osiągają pożądanych wyników. Nauczyć się tych sposobów możemy m.in. poprzez szkolenie zarządzanie czasem bądź szkolenie project manager.

Przedstawiamy pięć głównych czynników, które ograniczają efektywność w wykonywaniu obowiązków!

1. Brak skupienia
   W każdym środowisku i na każdym stanowisku pracy znajdziemy mnóstwo elementów, które mogą rozpraszać naszą uwagę. Uliczny gwar, rozmowy współpracowników, nieustanne telefony lub przychodzące maile – to wszystko to “rozpraszacze”, które wybijają nas z rytmu pracy. Aby być bardziej efektywnym w wykonywaniu obowiązków należy wyeliminować je do minimum.
2. Brak planu
   Chaotyczne wykonywanie obowiązków może być bardzo dużym utrudnieniem w efektywności. Warto poświęcić pierwsze piętnaście minut pracy na stworzenie realnego i konkretnego planu, który będziemy realizować krok po kroku. Wykaz wszystkich czynności, które mamy wykonać danego dnia, to również doskonały motywator.
3. Zbyt duże oczekiwania
   Nie możesz popadać w skrajność – Twój plan musi być przede wszystkim realny. Poszereguj obowiązki pod względem ważności, najpierw wykonuj te najpilniejsze, następnie przechodź do czynności mniej ważnych, które możesz wykonać w dłuższej perspektywie czasowej.

   Możesz skorzystać także z odpowiednich kursów – jeśli chodzi o zarządzanie czasem szkolenie nauczy Cię w jaki sposób rozkładać obowiązki w czasie tak, by być maksymalnie efektywnym.

4. Nieumiejętność delegowania zadań
   Sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem i pracownikami obejmuje odpowiednie delegowanie zadań. Podczas ustalania planu dnia i wykazu obowiązków zastanów się, czy niektórych czynności nie możesz zlecić innym. Być może Twój pracownik jest w stanie zająć się zamówieniem towarów lub napisaniem wiadomości do klienta?
5. Procesy i projekty
   Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo ważne jest rozróżnienie czynności projektowych i procesowych. Myślenie procesowe przydaje się w trakcie układania planu dnia, który obejmuje czynności stałe (takie jak bieżąca obsługa klientów czy kontakt z dostawcami).

   Myślenie projektowe pozwoli nam jednak szczegółowo zaplanować czynności, które mają na celu uzyskanie wyraźnego efektu. Projektem może być więc wymiana sprzętu dla pracowników (na które składać się będzie zaplanowanie budżetu, przejrzenie ofert, wybranie sprzętu, jego zakup i montaż) lub doraźne zatrudnienie pracownika (obejmującego rekrutację, selekcję, szkolenie, zatrudnienie i wdrożenie pracownika na stanowisku pracy). Jeśli chodzi o project management szkolenia nauczą nas praktycznych technik i metod, dzięki którym będziemy wydajniej dysponować naszym czasem.