Organizacja eventów

 

Event jest nie tylko wyjątkową szansą dla naszej firmy. Wymaga od nas innych umiejętności, takich jak planowanie, realizowanie i koordynowanie wielu procesów. Zabierając się więc za organizację eventu trzeba liczyć się z ogromem pracy. Od czego więc zacząć, aby zorganizować dobry event?

Plan działania

Dobra organizacja to przede wszystkim dobry plan. Wszystko musi zgrywać się w harmonijną całość - tylko w ten sposób będziemy pewni, że niczego nie przeoczyliśmy. Plan pozwoli nam przewidzieć również pewne nieoczekiwane sytuacje i ubezpieczyć się na nie.

Dodatkowo taki harmonogram nauczy odpowiedzialności, systematyczności jak i cierpliwości. W punktach spisujemy co będzie się działo. Dzięki temu każdy z naszego zespołu będzie w stanie zająć się określoną częścią pracy. Równie ważny jest termin wydarzenia. Warto tu dostosować się do osób, do których kierowany jest nasz event. Należy sprawdzić, czy w tym samym czasie nie odbywa się przypadkiem inne, popularne wydarzenie, które mogłoby kolidować z naszą imprezą.

Miejsce i uczestnicy eventu

Organizacja eventu to również niepowtarzalne miejsce. Powinno wyróżniać się wnętrzem, lokalizacją i dopasowaniem do tematyki naszego eventu. Zupełnie inne miejsce wybierzemy na konferencję czy na warsztaty. Ustawienie sali musi być więc dostosowane do rodzaju planowanej imprezy. Uczestników należy odpowiednio poinformować. Najszybszą jak i najtańszą formą komunikacji jest oczywiście internet: e-mail, strona www czy zwykła, tradycyjna poczta. Prestiż wydarzenia zbudować możemy poprzez promocję - pozwoli to dotrzeć na nasz event szerszemu gronu odbiorców.

 

Im więcej wywiadów udzielą organizatorzy, tym większy rozgłos zdobędzie wydarzenie. Warto zaprosić na event kogoś ciekawego, kto zainteresowałby więcej osób swoją obecnością i jeszcze bardziej przyczynił się do zwiększenia popularności naszego eventu. Po wydarzeniu warto podziękować wszystkim za udział. Ewentualne niedociągnięcia to okazja do wyciągnięcia z nich wniosków i ciężko je przewidzieć, dlatego nie należy ich traktować jako porażki.