Ignorowanie feedbacku: najgorszy błąd w delegowaniu zadań

Feedback, czyli informacja zwrotna, jaką dajesz lub dostajesz od swoich pracowników, ma dwa główne cele: możliwość skorygowania decyzji (które mogłyby okazać się nietrafione) oraz usprawnienie procedur i procesów, żeby praca szła sprawniej. Jest jedna rzecz, na którą przy delegowaniu zadań warto zwrócić szczególną uwagę: to pokusa zignorowania szczerej informacji zwrotnej.

Czym jest ignorowanie feedbacku i dlaczego to błąd w delegowaniu zadań?

Ignorowanie feedbacku to sytuacja, w której pozwalasz ludziom mówić, ale traktujesz to trochę, jak czas na „wyżalenie się”. Nie bierzesz tych informacji pod uwagę, planując procesy ani podejmując bieżące decyzje.

W delegowaniu ignorowanie feedbacku prowadzi zazwyczaj do wydłużenia się czasu realizacji zadania albo wręcz porażki całego procesu. Jeśli puścisz mimo uszu sygnały pracownika, że z czymś ma problem, nigdy nie zapewnisz mu odpowiedniego wsparcia. Trudności jedynie się powiększą. Tak samo, jak frustracja Twojego podwładnego.

W skrócie: delegowałeś zadanie do odpowiedniej osoby i jasno określiłeś zakres jej odpowiedzialności, a mimo tego nie wyszło? Być może Twoim problemem jest właśnie niedostateczne przykładanie wagi do informacji zwrotnej.

Jak ignorowanie feedbacku wpływa na realizację delegowanego zadania?

Feedback w delegowaniu zadań ma dwie strony: pierwsza sprowadza się do słuchania, co chce Ci powiedzieć Twój pracownik.

Załóżmy, że delegowałeś tworzenie tygodniowych podsumowań finansowych całego działu. Zadanie wymaga wglądu w faktury, płatności i inne wrażliwe dane. Teoretycznie nadałeś też pracownikowi niezbędne uprawnienia. Niestety okazało się, że oprócz tego, musi on uzyskać jeszcze zatwierdzenie uprawnień przez członka zarządu. Ale żeby zacząć tę procedurę, trzeba najpierw złożyć odpowiedni wniosek do specjalisty ds. bezpieczeństwa z IT…

Zgadnij, czy dostaniesz swoje podsumowanie na piątek.

Jeśli wysłuchasz pracownika i zajmiesz się tym problemem od razu, być może zdążysz przyśpieszyć wszystkie te procedury. Albo przynajmniej zarezerwujesz sobie czas, żeby jeszcze w tym tygodniu zrobić podsumowanie samodzielnie.

Jeśli natomiast zignorujesz pierwsze sygnały Twojego pracownika, w piątek możesz mieć spory problem. W dłuższej perspektywie możesz zaś skończyć z zespołem sfrustrowanych ludzi, którzy będą się czuć pozostawieni sami sobie. To z kolei odbije się na ich efektywności i spadku morale.

Wpływ ignorowania feedbacku na zaangażowanie pracownika

Drugie oblicze feedbacku to to, co Ty powinieneś mieć do przekazania.

Wróćmy do podsumowań finansowych. Jest tydzień później, a Twój podwładny ma już wszystkie niezbędne dostępy. W piątek na skrzynkę mailową dostajesz świeżutki komplet danych. Otwierasz plik i jesteś pod wrażeniem. Podsumowanie wygląda naprawdę dobrze. Wprawdzie wolałbyś, aby w jednej z kolumn zamienić wskaźnik liczbowy na procentowy, ale… Poprawisz sobie najwyżej, gdy będziesz robić miesięczne zestawienie.

Od tej pory, pod koniec każdego miesiąca będziesz czuł ukłucie irytacji, obliczając potrzebny Ci procent. Za każdym razem.

A Twój pracownik? Nigdy nie dowie się, że mała zmiana mogłaby zaoszczędzić Ci trochę pracy. Nie poczuje też spełnienia płynącego ze świadomości dobrze wykonanego zadania.

Chyba że przekażesz mu wszystko to, o czym pomyślałeś sobie, otwierając podsumowanie. Powiesz mu, że raport wygląda super i doceniasz pracę, którą w niego włożył. Masz tylko jedną małą uwagę techniczną, dotyczącą kolumny F.

Dzięki temu feedbackowi usprawniłeś sobie pracę. A jednocześnie podniosłeś zaangażowanie i motywację swojego pracownika, korzystając z potężnego narzędzia, jakim jest docenienie.

Jak rozpoznać problem ignorowania feedbacku?

Zrób głęboki wdech i zastanów się, kiedy ostatnio powiedziałeś pracownikowi: „dasz sobie radę” albo „zobaczymy, jak wyjdzie w trakcie”, gdy zgłosił Ci swoje wątpliwości. A teraz szczerze odpowiedz sobie, czy właśnie w taki sposób reagujesz najczęściej?

Jeśli nie możesz sobie przypomnieć konkretnej sytuacji, zerknij na listę sygnałów alarmowych, które mogą świadczyć o tym, że powinieneś położyć większy nacisk na słuchanie swojego zespołu:

• Milczenie – przekazujesz nowe decyzje lub zmiany, a jedyną reakcją, jaką słyszysz, jest szum klimatyzatora. Możliwe, że ludzie odpuścili zgłaszanie swoich uwag i obiekcji, bo nigdy nic się nie zmieniało.
• O problemach dowiadujesz się od osób trzecich – Marek z zaopatrzenia właśnie powiedział Ci o kłopotliwej aktualizacji programu do fakturowania. Tego, na którym pracuje Twój zespół.
• Brak inicjatywy – nawet nie pamiętasz, kiedy ostatnio ktoś przyszedł do Ciebie z pomysłem uprawnienia jakiegoś procesu albo wprowadzenia nowego, przydatnego narzędzia.

Brzmi znajomo? Nie przejmuj się. Wiemy, jak to wygląda: kolejny mail od szefa, wymagający klient na telefonie, jakiś kryzys do zażegnania, a po drodze dwa spotkania z zewnętrznymi agencjami. W takich warunkach ciężko znaleźć czas, na zajęcie się jeszcze jednym problemem.

Tylko że… to właśnie dlatego delegowałeś zadanie – żeby zyskać trochę więcej czasu w tym codziennym chaosie. Pogrzebanie tego ignorowaniem feedbacku, byłoby jak strzelenie sobie w stopę.

Jak skutecznie wdrażać feedback w procesie delegowania?

Najlepiej określić częstotliwość i sposób udzielania feedbacku już przy przekazywaniu pracownikowi szczegółów związanych z nowym zadaniem. Miej jednak na uwadze to, że zwłaszcza na początku pracownik może potrzebować trochę więcej wsparcia.

Aby informacja zwrotna mogła skutecznie zadziałać, postaraj się podejść do niej z otwartą głową. Pamiętaj, że rzeczy, które wydają się oczywiste Tobie, wcale nie muszą takie być dla drugiej osoby. Kolejna ważna sprawa? To, że Ty realizowałeś zadanie w określony sposób, który działał, nie oznacza, że to był jedyny słuszny sposób. Jeśli to możliwe, daj podwładnemu przestrzeń na eksperymenty. Staraj się nie krytykować innego podejścia, zanim nie przekonasz się, czy działa.

Taka komunikacja zachęca do dzielenia się pomysłami, jak też przyznawania do niewiedzy i trudności. Długofalowo buduje psychologiczne bezpieczeństwo i zaufanie w relacjach z pracownikami.

Delegowanie a feedback w praktyce – kiedy i jak?

Jak feedback w delegowaniu zadań może wyglądać w praktyce? Na początku określ miernik sukcesu – na przykład utrzymanie wskaźnika zapisu do newslettera na poziomie 150 nowych adresów email miesięcznie. Gdy już go określisz, dopasuj do niego częstotliwość spotkań. W tym przypadku mogłoby to wyglądać tak:

• Każdy poniedziałek – 10 minut na to, by zapytać o ewentualne przeszkody w realizacji zadania.
• Każdy piątek – 10 minut na to, by spytać o postępy.
• Ostatni piątek miesiąca – 30 minut na omówienie wyników, pomysłów na usprawnienie procesu i wyciągnięcie wniosków z tego, co nie poszło po Waszej myśli.

Na koniec pozostaje Ci tylko ustalić formę feedbacku. Dopasuj ją do preferencji swoich, ale też pracownika, do którego delegujesz zadanie. Spotkanie twarzą w twarz, online, a może wymiana maili lub wiadomości na Slacku? Najlepiej sprawdzi się to, co będzie dla Was najwygodniejsze.