Jak rozpoznać, że delegowałeś zadanie niewłaściwej osobie?

Podczas delegowania zadań, przekazujesz pracownikowi nie tylko obowiązki, ale też odpowiedzialność i pewną dozę decyzyjności, które za nimi stoją. Aby ten proces był skuteczny, osoba, do której delegujesz, musi mieć niezbędne kompetencje, narzędzia i czas, potrzebne do wykonania zadania. W przeciwnym razie delegowanie się nie uda.

Objawy delegowania zadania do niewłaściwego pracownika

Delegowałeś zadanie i masz wrażenie, że od tej pory jego realizacja idzie jak po grudzie? A przecież przekazałeś niezbędne narzędzia i informacje, jasno określiłeś ramy odpowiedzialności i decyzyjności, zapewniłeś stałe wsparcie… O co jeszcze może chodzić?

Prawdopodobnie przekazałeś zadanie niewłaściwej osobie. Zobacz, czy rozpoznajesz któryś z poniższych symptomów i sprawdź, gdzie leży przyczyna.

Analiza przyczyn nieudanej delegacji – jak znaleźć źródło problemu

Jak widzisz, to, dlaczego pracownik, któremu delegowałeś zadanie, nie jest tym odpowiednim, można podzielić na cztery obszary:

1. Brak odpowiednich umiejętności i doświadczenia.
2. Brak czasu na realizację zadania.
3. Zbyt wysokie kompetencje.
4. Brak dopasowania do naturalnych predyspozycji.

Każdy z tych aspektów zasługuje na to, aby poświęcić mu nieco więcej uwagi.

Brak odpowiednich umiejętności i doświadczenia

Wyobraź sobie, że ktoś każe Ci zaprezentować podsumowanie 10 lat działalności Twojej firmy na zgromadzeniu ONZ. Być może Twoim chlebem powszednim jest prezentowanie danych przed zarządem, ale przed takim audytorium…? Przyznaj, ścisnęłoby Cię w żołądku.

Delegowanie zadań trochę powyżej obecnego poziomu kompetencji pracownika pozwala mu się rozwijać. Jeśli jednak nowy obowiązek znacznie przekracza jego możliwości i doświadczenie, staje się źródłem niepotrzebnego stresu. Może też prowadzić do wielu potencjalnie kosztownych błędów. Albo skończyć się tym, że pracownik będzie wymagał więcej uwagi i Twojego czasu, niż gdybyś dalej sam wykonywał to zadanie.

Brak czasu na realizację zadania

Ten problem bardzo często dotyczy osób, które błyszczą na tle zespołu. Może Ty też masz takiego pracownika, któremu najchętniej powierzyłbyś wszystko. Bo ma świetne pomysły, jest dokładny i zawsze daje z siebie 110%. Niestety do czasu.

Do czasu, aż nie zabraknie mu przestrzeni, a obowiązki nie zasypią go niczym góra piasku. Gdy harmonogram ledwo się dopina, kolejne, nawet drobne zadanie, może zrujnować ten kruchy porządek. Co więcej, to prosta droga do wypalenia zawodowego. Potwierdzają to badania Gallupa, które wskazują, że 76% pracowników doświadcza objawów wypalenia, a za jedną z głównych przyczyn wskazuje właśnie przeciążenie obowiązkami.

Zbyt wysokie kompetencje

Kojarzysz tę sytuację, gdy chcesz szybko zrobić sobie kawę w pracy, a ekspres wyświetla komunikat o potrzebie czyszczenia? Bęc, tym razem padło na Ciebie. Zapewne w głowie pojawiają Ci się pytania w stylu: Dlaczego ja? Za co…? Albo słowa, których redaktor tego tekstu nie puściłby do publikacji. Słowem: czujesz irytację.

Dokładnie te same uczucia towarzyszą często pracownikowi, który dostaje zadanie znacznie poniżej swoich kompetencji. Po prostu ma wrażenie, że „czyści Twój ekspres”. Nic dziwnego, że nie przykłada się do realizacji takich obowiązków (Ty też nie wybierasz każdego okruszka z pojemnika na fusy, prawda?). Jego motywacja spada i może nawet poczuć niedocenienie względem swojego doświadczenia.

Brak dopasowania do naturalnych predyspozycji

Jeśli delegujesz introwertykowi prowadzenie firmowych eventów albo cykliczne dzwonienie do klientów, miej świadomość, że nie zaskoczy Cię nagle swoją ekspresją i otwartością. Prawdopodobnie zgotujesz mu koszmar, przez który zacznie odświeżać swoje CV. Podobnie, gdy „artystycznej, kreatywnej duszy” zlecisz skrupulatne wypełnianie tabelek.

Twój zespół składa się (a przynajmniej powinien) z różnych osobowości, które predysponują do odmiennych zadań. Jeśli chcesz osiągnąć najlepsze rezultaty, warto wziąć to pod uwagę. „Głośny” ekstrawertyk zapewni Wam świetną zabawę na firmowych integracjach, a skrupulatny „analityk” nie przepuści żadnej nieścisłości w danych. I o to właśnie chodzi.

Jak mierzyć dopasowanie pracownika do zadania – wskaźniki wydajności

Chcesz twardych danych na papierze, które pokażą Ci czy odpowiednio dopasowałeś zadanie do pracownika? Pomocne mogą okazać się dobrze Ci znane KPI-je. Albo inaczej: mierniki sukcesu dla delegowanego zadania. Najlepiej określić je jeszcze przed przekazaniem obowiązków wybranemu pracownikowi.

Postaraj się uwzględnić w nich czas realizacji zadania i terminowość czy wskaźniki jakości rezultatu (na przykład poziom zadowolenia klientów w ankietach, procent porzuceń koszyka w sklepie online, ilość reakcji i komentarzy pod postami na SM itp.).

Obok tego możesz notować sobie również liczbę trudności, które wystąpiły po drodze (zarówno spowodowanych przez pracownika, jak i czynniki zewnętrzne), a także oznaki frustracji, spadku motywacji, narastającego stresu i innych niepokojących objawów.

Pozwoli Ci to jasno stwierdzić, czy pracownik dobrze czuje się z nowymi obowiązkami oraz, czy jest sobie w stanie z nimi poradzić w zakresie, jakiego od niego oczekujesz.

Ocena kompetencji przed delegacją – jak nie popełnić błędu

Dzięki delegowaniu zadań możesz rozwijać kreatywność, samodzielność i inne kompetencje pracownika. Nowe obowiązki mogą pomóc mu rozwinąć wachlarz umiejętności, przydatnych na zajmowanym stanowisku, a nawet predysponujących go do awansu.

Zadania warto delegować do osób, które nie mają na starcie pełnych kompetencji do ich realizacji. Robisz to po to, żeby mogły rozwinąć je w trakcie wykonywania nowych obowiązków. A jednak łatwo przy tym przesadzić.

Zanim zlecisz pracownikowi nowe zadanie, oceń poziom jego dotychczasowej praktyki. Im bardziej złożone lub problematyczne obowiązki i im większej decyzyjności wymagają – tym większe powinno być doświadczenie pracownika. Dobrze też ocenić potencjał podwładnego do rozwoju umiejętności, których wymaga efektywna realizacja zadania, a których ten jeszcze nie posiada.

Monitorowanie postępów – wczesne wykrywanie niedopasowania

Błąd może przytrafić się nawet liderowi, który z powodzeniem delegował już dziesiątki zadań. Jak mieć pewność, że wyłapiesz przydzielenie obowiązków niewłaściwej osobie najwcześniej jak to możliwe? Z pomocą przychodzą dwie metody: feedforward i feedback.

Tak, chodzi o regularne rozmowy z pracownikiem. Feedforward skupia się na postępach i analizuje teraźniejszość („Co możemy zrobić teraz, żeby było lepiej?”). Będziesz dzięki niemu w stanie wyłapać braki wiedzy, doświadczenia i umiejętności, jak również przeciążenie innymi zadaniami. Dobrze poprowadzona sesja feedbacku ukaże z kolei niedopasowanie zadania do charakteru pracownika, spadek motywacji i frustrację.

Jeśli chcesz szybko wykryć swoją pomyłkę, postaw na częste i szczere kontakty z pracownikiem. Buduj zaufanie i psychologiczne bezpieczeństwo, żeby zyskać pewność, że podwładny jest z Tobą szczery. Tylko w takim przypadku powyższe metody będą działać skutecznie.

Jak naprawić błędną delegację i usprawnić proces

Okej, to już pewne – delegowałeś zadanie niewłaściwej osobie. Co teraz? Masz dwa wyjścia: albo deleguj to zadanie innemu pracownikowi, albo usuń przyczynę problemu. Oczywiście to drugie rozwiązanie nie sprawdzi się w każdym przypadku. Raczej nie zmienisz „cichej myszki” w „duszę towarzystwa”. Tak samo nie obniżysz kompetencji, które pracownik już posiada. To byłoby bez sensu.

Jeśli jednak problemem jest przeciążenie pracownika obowiązkami, być może uda Ci się scedować niektóre z nich na innego członka zespołu. Możliwe, że dostrzeżesz też głębszy problem: procesy, które należy usprawnić albo potrzebę zatrudnienia „dodatkowej pary rąk” do pracy.

Jeśli przyczyną niepowodzeń są braki w doświadczeniu i kompetencjach, pomocne mogą okazać się dodatkowe szkolenia lub coaching. Jeśli jednak pracownik jest naprawdę „świeży” w temacie, czasem lepiej oszczędzić mu stresu i przekazać zadanie bardziej doświadczonemu koledze.

A jak usprawnić proces delegowania zadań, żeby uniknąć błędów w przyszłości?

Przed przekazaniem zadania przeanalizuj zakres dotychczasowych obowiązków, które realizował pracownik, a także jego naturalne predyspozycje i skłonności. Oceń, jaką jest osobą. Na koniec sprawdź jego obciążenie pracą. Jeśli wszystko się zgadza, możesz działać dalej.

Kolejnym krokiem, jest zadanie pracownikowi wprost kilku pytań:

• Czy dasz radę podjąć się tego zadania?
• Czy masz jakieś obawy związane z jego realizacją?
• Czy masz czas, aby się w to zaangażować?
• Czy czujesz, że to zadanie Cię rozwinie?
• Czy będziesz dobrze się czuł w takiej roli?

Dlaczego to ważne, skoro sam już to przeanalizowałeś? Bo jako lider wcale nie musisz wiedzieć wszystkiego. Może projekt, który miał być prosty, pochłania więcej czasu niż się spodziewałeś. Może klient, którego obsługuje Twój podwładny, jest wyjątkowo wymagający. A może młodszy kolega z zespołu wymaga pomocy we wdrożeniu i ktoś poświęca na to część swojego czasu. Pamiętaj, że dobrego menedżera poznasz po tym, że pyta nawet wtedy, gdy wydaje mu się, że wie.