Skuteczne delegowanie zadań: recepta na pracę pod presją czasu

Według raportu Hays Poland z 2023 roku, 40% menedżerów czuje się przeciążonych swoimi obowiązkami. Większość kadry zarządzającej musi pracować w nadgodzinach. W wielu branżach do napiętego grafiku dochodzi jeszcze presja czasu.

Jeśli Twoja firma również ma swoje „godziny szczytu”, w których myślisz tylko o kolejnych goniących Cię terminach i priorytetach, mamy rozwiązanie: delegowanie zadań.

Delegowanie zadań: lekarstwo na presję czasu

Delegowanie zadań to przekazanie części swoich obowiązków (najczęściej tych operacyjnych i powtarzalnych) wraz z odpowiedzialnością i decyzyjnością, niezbędnymi do ich wykonywania. Dzięki niemu zwiększysz sprawność działania zespołu, odzyskasz bezcenny czas i lepiej zarządzisz priorytetami.

Delegowanie samo w sobie jest bowiem elementem organizacji pracy, umożliwiającym sprawniejsze gospodarowanie czasem. Gdy liczba Twoich obowiązków spadnie, on magicznie się wydłuży, presja zmaleje, a Ty będziesz mógł zająć się tym, co z punktu lidera jest najważniejsze: działaniami strategicznymi.

Jak skutecznie delegować zadania realizowane pod presją czasu

Jeśli wiesz, że zadanie, które chcesz delegować, będzie realizowane w „godzinach szczytu”, oprócz standardowego określenia jego celów i zakresu, skup się też na organizacji pracy i ustaleniu priorytetów.

Zasugeruj pracownikowi konkretny porządek działań, który pozwoli utrzymać odpowiednie standardy i jakość pracy, a także zapobiegnie chaosowi. Gdy czas nagli, a zlecenia zaczynają zalewać niczym powódź, Twój podwładny może nie mieć sposobności, by myśleć o organizacji. Dlatego warto ustalić to z nim wcześniej.

Określ też od razu kluczowe działania w sytuacji największej presji czasowej. Gdy już wiadomo, że dnia roboczego nie wystarczy, wskaż, co wymaga natychmiastowej uwagi, a co może poczekać.

Przekazanie tych informacji już na samym początku, pozwoli Ci uniknąć lub ograniczyć ewentualne straty.

Kiedy, komu i w jakim zakresie delegować zadania pod presją czasu

Gdy w głowie słychać tylko tykanie zegara, nie ma czasu na bieganie do przełożonego z pytaniami. Dlatego masz dwa wyjścia:

• Delegować proste zadania o wąskim zakresie odpowiedzialności – wówczas możesz powierzyć je mniej doświadczonym pracownikom.
• Delegować zadania do najbardziej kompetentnych członków zespołu – oni udźwigną decyzyjność, jaka stoi za obowiązkami o bardziej złożonym charakterze.

Wybór właściwej osoby do zadania, które ma być wykonywane pod presją czasu, może zaważyć o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Nie zostawiaj go (o ironio) na ostatnią chwilę. Do okresów szczytowego obciążenia warto przygotować się na spokojnie – wcześniej. Twoje delegowanie będzie wtedy przemyślane i skuteczniejsze. Zaoszczędzisz też pracownikom stresu, związanego z dostaniem niespodziewanej „wrzutki” w gorącym okresie.

Sztuka priorytetyzacji zadań w sytuacjach kryzysowych

Dobre planowanie i jasne określanie priorytetów pozwalają unikać chaosu i lepiej kontrolować sytuację w okresach największego natężenia pracy. Kluczowe jest tutaj szybkie rozróżnienie spraw pilnych i tych, które mogą poczekać. Choć w praktyce to często wybór pomiędzy rzeczami pilnymi i jeszcze pilniejszymi, i tak musisz go dokonać.

Mogą Ci w tym pomóc dwie metody: Pareto oraz ABCDE.

Metoda Pareto, inaczej zwana „80/20” mówi o tym, że za 80% wyników odpowiada 20% działań. Aby ją zastosować, musisz spojrzeć na swoje procesy z dystansu. Przeanalizuj dane i sprawdź, które z nich dają największe korzyści. To właśnie na nich skup się w okresach największego niedoczasu.

Metoda ABCDE polega z kolei na wypisaniu wszystkich zadań, które realizuje Twój zespół w formie listy. Następnie dla każdej pozycji należy określić ważność i pilność, korzystając z liter. „A” to zadania o najwyższym priorytecie, „E” to te, z których właściwie można zrezygnować. Taka lista pozwoli Ci nie stracić z oczu najważniejszych spraw, nawet w sytuacji największego chaosu.

Jak organizować pracę, by zmniejszyć presję czasu

Presja czasu jest odczuwana najdotkliwiej, gdy obciążenie zadaniami jest szczególnie duże. Wówczas szybko może doprowadzić do wypalenia Twoich pracowników. Aby uniknąć przeciążenia zespołu, warto rozpisać sobie zadania każdego z podwładnych w procentach.

Przyjmij, że cały roboczy tydzień to 100%. Określ, ile procent czasu zajmują pracownikowi poszczególne obowiązki. Jeśli dobiłeś do okrągłej setki, nie przybijaj sobie jeszcze piątki. Pamiętaj, że ludzie nie są w stanie pracować przez każdą minutę ośmiogodzinnego dnia.

Badanie przeprowadzone na pracownikach biurowych z Wielkiej Brytanii wykazało, że przeciętny uczestnik był w stanie utrzymać wydajność i pełne skupienie jedynie przez niespełna 3 godziny dziennie.

Co więcej, zdarza się przecież, że podwładni chorują czy muszą wziąć nieplanowane dni wolne.

Grafik każdego pracownika powinien więc zawierać przestrzeń na naturalny spadek efektywności i nieprzewidziane okoliczności zewnętrzne. Warto również skonsultować go z samym zainteresowanym, by dowiedzieć się, czy przyjęte przez Ciebie założenia są zgodne z rzeczywistością.

Narzędzia i techniki wspierające delegowanie w pilnych sytuacjach

Wszystko jest proste, jeśli masz odpowiednio dużo czasu, żeby przygotować się do delegowania. Ale co zrobić, gdy nawał obowiązków zasypał Cię niespodziewanie? Mleko już się rozlało i właśnie zdałeś sobie sprawę, że sam nie dasz rady, choćby doba miała 30 godzin. Jak delegować zadanie w takich warunkach?

• Rozpisz kluczowe dane dla zadania: cel, zakres, oczekiwany rezultat, mierniki sukcesu i termin. Zwięźle, ale jasno i prosto. Żaden z tych punktów nie powinien pozostawiać wątpliwości. Pamiętaj, aby pomocniczo określić też organizację pracy i priorytety.
• Jeśli masz już w głowie pracownika, który poradzi sobie z tym obowiązkiem, zaproś go na rozmowę, przekaż mu swoją rozpiskę i zapytaj, czy jest w stanie się tym zająć. Poproś o szczerą odpowiedź, zarówno w kontekście czasu potrzebnego na realizację, jak i doświadczenia oraz umiejętności.
• Jeśli nie wiesz, do kogo delegować, a czas bardzo nagli, możesz zapytać wprost na forum zespołu. Poinformuj o wszystkich kluczowych aspektach, które rozpisałeś wcześniej i spytaj, kto może podjąć się tego zadania.

Jak jasno komunikować terminy przy delegowaniu

Najważniejsze jest to, aby ostateczny termin realizacji był znany pracownikowi, do którego delegujesz, od samego początku. Mów o nim wprost i nie pozostawiaj miejsca na żadne niedopowiedzenia. Dzięki temu będzie mógł łatwiej wpasować nowe obowiązki w swój harmonogram. Przy przekazywaniu zadania, upewnij się, że podwładny zna swój „dedlajn”.

Jeśli delegujesz złożone zadanie, które składa się z kilku zależnych od siebie etapów, dobrą praktyką jest określenie terminu dla każdego z nich. Pozwoli Ci to szybciej wychwycić ewentualne opóźnienia i zareagować zawczasu. Dla podwładnego będzie to również wskazówka, pomocna przy organizowaniu swojej pracy.