Techniki Zarządzania Czasem 3/3

Ty decydujesz o tym, na co poświęcasz określoną ilość czasu. Zastanów się ile czasu poświęcasz na realizację tego co jest dla ciebie naprawdę ważne?
zdjęcie - Techniki Zarządzania Czasem 3/3

Techniki Zarządzania Czasem


Techniki wspomagające efektywność osobistą

Metoda ALPEN jest również narzędziem wspomagającym proces planowania.

Procedura ALPEN zakłada pięć etapów działania:

  • Zestawienie zadań
  • Ocena czasu trwania zadań
  • Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
  • Ustalanie priorytetów, delegowanie czynności
  • Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw niezrealizowanych na inny termin

Asertywna komunikacja i rozwiązywanie konfliktów
21 sierpień 2019 - 22 sierpień 2019
Warszawa
Warszawa
Umiejętność komunikowania się, stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny

Metoda ALPEN

  • Zestawienie zadań
    Pierwszym krokiem jest ustalenie kompletnej listy zadań, które musimy zrealizować w danym czasie. Lista powinna zawierać zarówno zadania o wysokim jak i o niskim priorytecie. Zadania tu rozumiane są bardzo szeroko – zadaniem będzie zarówno rozmowa z przełożonym, rozwiązanie zaległego konfliktu jak i przygotowanie zestawienia, raportu, czy spotkanie z klientem. W tym znaczeniu zadaniem jest każda aktywność, która zajmuje więcej niż kilka minut.

  • Ocena czasu trwania zadań
    Do wcześniej stworzonego zestawienia należy dodać ramy czasowe każdego zadania. Każda z aktywności powinna być zaopatrzona w tzw. deadline – ostateczny termin realizacji zadania oraz w niezbędną ilość czasu przeznaczonego na jej realizację.

  • Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
    Grafik pracy powinien posiadać dość duży margines czasowy. W pełni zaplanowany czasookres – wypełniony zadaniami od początku do końca nie ma szans powodzenia. Bardzo często zdarzają się czynności, obowiązki nieprzewidziane. Jeżeli planując nie zostawimy sobie marginesu czasowego bardzo trudne będzie zajęcie się nowymi, dodatkowymi sprawami.

  • Ustalanie priorytetów, delegowanie czynności
    Mając wiedzę ile zadań nas czeka i jakim czasem dysponujemy na ich realizację należy ustalić, które zadania są najważniejsze, a które mniej istotne. Najważniejsze zadania realizujemy sami, pozostałe przenosimy na współpracowników lub podwładnych. Często podział zadań uzależniony jest od kompetencji i umiejętności poszczególnych pracowników.

  • Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw niezrealizowanych na inny termin
    Jeżeli zestaw zadań jest przewidziany na dłuższy okres czasu warto ustalać sobie, co pewien czas punkty kontrolne. Punkt kontrolny to moment na analizę postępu pracy. Jeżeli w wyniku oceny działania okaże się, że wszystkich zadań nie da się zrealizować przed deadline’em – planowanym terminem końcowym, należy przesunąć zadania o najniższym priorytecie na inny termin.

Metoda ta jest skuteczna w sytuacji dużej ilości zadań i niewielkiej ilości czasu. Osoby stosujące narzędzie ALPEN na co dzień, potrafią zaplanować swoją pracę zgodnie z pięcioma etapami w czasie 10-20 minut. ALPEN strukturalizuje zbiór zadań i obowiązków, który znajduje się w naszym zakresie odpowiedzialności. W efekcie powstaje swoista mapa, za pomocą której możemy odpowiednio dysponować naszym czasem i energią. Sytuacja zbyt dużej ilości zadań przy jednoczesnym krótkim terminie realizacji zazwyczaj powoduje wysoki poziom stresu i napięcia. Taki stan psychiczny powoduje, że nasz ogląd sytuacji jest bardzo subiektywny.

Zarządzanie stresem i przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu
26 sierpień 2019 - 27 sierpień 2019
Warszawa
Warszawa
Tylko ci, którzy nauczyli się potęgi szczerego i bezinteresownego wkładu w życie innych, doświadczają największej radości życia

Zwykle wtedy pojawiają się zniekształcenia percepcyjne, w wyniku których:

  • Nie potrafimy oszacować ile czasu potrzebujemy na realizację zadania.
  • Nieadekwatnie rozkładamy priorytety na poszczególne zadania.
  • Działamy schematycznie koncentrując się wyłącznie na działaniach nawykowych, standardowych, które nie zawsze są najbardziej efektywne.
  • Działamy samodzielnie wierząc w to, że wszystkim się zajmiemy.
  • Nieadekwatnie dobieramy narzędzia do realizacji celu.
  • Lekceważymy pomysły innych.


Metoda ALPEN przeciwdziała powyższym zjawiskom. Technika ta pomaga racjonalnie,
z wyłączeniem emocji, zaplanować realizację zadań.

Praca z grafikiem dnia
Planując pracę z grafikiem dnia warto pamiętać o analizie ABC, która pomaga hierarchizować poszczególne priorytety. Zapełniając grafik, warto również stosować zasadę 60/20/20.

Zasada 60/20/20
Dobry plan nie obejmuje całego dnia pracy i nie wypełnia go od początku do końca. Zaleca się, aby plan obejmował 60% naszej aktywności w ciągu dnia.

Zasada 60/20/20 zakłada, że:

  • 60% czasu należy zaplanować na realizację przydzielonych zadań (w kolejności wynikającej z analizy ABC)
  • 20% czasu należy przeznaczyć na czynności niezaplanowane (różnego rodzaju złodzieje czasu, zadania dodatkowe)
  • 20% czasu należy przeznaczyć na działania spontaniczne, społeczne i kreatywność

Powyższe proporcje są swoistym punktem wyjścia do zaplanowania dnia. Specyfika poszczególnych stanowisk pracy wymaga czasem innego rozłożenia akcentów. Najważniejsze jest to, aby grafik dnia nie  był zaplanowany od początku do końca. Dobrze jest zostawić sobie margines czasowy na zdarzenia nieprzewidziane.

Organizując sobie dzień pracy warto wziąć pod uwagę krzywą osobistej wydajności oraz krzywą zakłóceń dnia. Krzywa osobistej wydajności jest indywidualna dla każdego z nas. Wszyscy ludzie mają indywidualny rytm efektywności psychofizycznej. Krzywa zakłóceń dnia w każdej organizacji jest inna – oznacza ona intensywność wymagań jakie względem nas przejawiają klienci zewnętrzni i wewnętrzni.

Podstawą efektywnej pracy zespołu jest skuteczna komunikacja. Poznaj zasady i narzędzia ułatwiające komunikację. Odważniej i efektywniej buduj relacje biznesowe. Zapraszamy do wzięcia udziału w szkoleniach: komunikacja w biznesie szkolenie, szkolenie z asertywności, team building.

Do najczęstszych zakłóceń w pracy należą:

  • Rozmowy telefoniczne – „zewnętrzne i wewnętrzne”, realizowane bądź to z własnej, bądź „cudzej” inicjatywy
  • Niezapowiedziani interesanci zewnętrzni oraz szefowie i współpracownicy, a także    zaproszeni goście
  • Zebrania, narady i spotkania
  • Nagłe wezwania do przełożonego


Organizując sobie dzień pracy warto pamiętać o tym, że wymagania ze strony klientów wewnętrznych i zewnętrznych również podlegają pewnym wahaniom. Dlatego zadania typu A należy wykonywać w pierwszej połowie dnia – jeszcze przed szczytem wymagań otoczenia. Zadania typu B warto zostawić na popołudnie. Zadania typu C jako wymagające najmniejszej sprawności psychofizycznej najlepiej zaplanować na szczyt oczekiwań ze strony otoczenia.

Planowanie przerw w pracy
Zbyt długa praca nie jest efektywna, ponieważ zmniejsza się zarówno koncentracja, jak i wydajność pracownika, co sprzyja popełnianiu błędów. Dlatego nie należy  traktować przerw jak stratę czasu lecz jako konieczny moment na regenerację organizmu zarówno pod względem umysłowym jak i fizycznym.

Przerwy w pracy należy planować  regularnie. Przerwa powinna trwać mniej więcej dziesięć minut, ponieważ efekt regeneracji energii następuje właśnie w tym czasie. Po dziesięciu minutach długość przerwy wpływa tylko w niewielkim stopniu na odnowienie sił witalnych. Jednocześnie powstaje niekorzystny efekt wpływający na większą trudność wdrożenia się do wcześniej przerwanego zadania. Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera. Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy.

Plan tygodniowy i miesięczny
W planowaniu krótkofalowym, czy to tygodniowym, czy miesięcznym warto pamiętać o zasadzie 60/20/20 oraz o nadawaniu priorytetów poszczególnym zadaniom za pomocą analizy ABC. Zazwyczaj plany długoterminowe są łatwiejsze do przygotowania. Dysponując większą ilością  czasu łatwiej jest  zaplanować obowiązki tak, aby pozostawał czas na zdarzenia nieprzewidziane. Zarówno plany krótkoterminowe jaki długoterminowe powinny być poprzedzone krótką analizą naszego kalendarza.

Często w naszym grafiku  znajdujemy sprawy, których nie zrealizowaliśmy w terminie. Warto wziąć je pod uwagę i uwzględnić w nowym planie działania. Planując poszczególne dni w perspektywie miesięcznej starajmy się zostawić sobie przynajmniej dwa dni niezaplanowane. Będzie to rodzaj rezerwy na nieprzewidziane okoliczności.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

Już niedługo:
Excellent Manager- sztuka delegowania i motywowania zespołu
Zobacz szkolenia powiązane z tym tematem:
 Lider Transformacyjny- przywództwo przyszłości
SZKOLENIE NA ZAMÓWIENIE/SZKOLENIE ZAMKNIĘTE

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Przejdź do działu strefy wiedzy

WikiGamma
Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy
Gamma Q&A
Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR
Artykuły eksperckie
Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi
Wideo
WikiGamma w formacie video
Recenzje, Stanowiska pracy
Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów
Artykuły, Artykuły cd.
Standardowe informacje z obszaru szkoleń

Najbardziej poczytne materiały WikiGamma:

Szanowni Państwo! Od momentu powstania, metodyki zwinne zyskują coraz większą popularność w różnych dziedzinach biznesu, wspierając organizacje z niemal wszystkich branży w sprawnym zarządzaniu projektami oraz codziennymi działaniami w takich obszarach, jak: informatyka, strategia, komunikacja, sprzedaż, marketing oraz HR. Metodyki Agile umożliwiają efektywne i szybkie budowanie wartościowych rozwiązań wysokiej jakości, wspierają usprawnianie procesów i rozwój kompetencji w zespołach wytwórczych dzięki koncentracji takich koncepcji, jak: inspekcja, adaptacja, ciągłe doskonalenie czy samoorganizacja, bez których żadna firma chcąca działać w dynamicznym środowisku nie jest w stanie budować przewagi rynkowej.
Główną przyczyną, dla której firmy i organizacje decydują się podnieść kompetencje swoich pracowników w obszarze zarządzania projektami jest dynamika otaczającego nas świata. Kapryśna ekonomia, skracające się cykle produkcyjne, zmiany technologiczne, polityczne, prawne, demograficzne i kulturowe kształtują coraz wyższe oczekiwania klientów.
Grywalizacja lub gamifikacja to w Polsce stosunkowo młoda forma motywowania określonych grup m.in. takich jak zespół sprzedażowy, dział IT lub HR czy studenci i uczestnicy szkoleń, działających we wspólnym celu. Aby odczarować nieco ten temat dobrze jest przyjrzeć się mu od podstaw.
Rynek pracy staje się rynkiem pracownika, rotacja pracowników stale rośnie. Stare metody zarządzania tracą na efektywności i współcześni menadżerowie stają przed koniecznością wypracowania nowych modeli, dostosowanych do nowej rzeczywistości. Te wyzwania to coś, do czego warto się przyzwyczaić, bo millenialsi niedługo będą dominującą grupą pokoleniową na rynku pracy.
Sukces firmy zależy od ludzi w niej pracujących, a kluczowi pracownicy mają kluczowe znaczenie dla tego sukcesu, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej.
Szanowni Państwo! Model mocnych stron Gallupa jest dzisiaj tak aktualny jak nigdy wcześniej. Zmiany pokoleniowe, motywacja 3.0 , tzw. rynek pracownika oraz poszukiwanie rozwiązań HR-owych, które jednocześnie podnoszą efektywność organizacji i satysfakcję pracowników z wykonywanej pracy – wszystkie te zjawiska stanowią ogromne wyzwania dla działów HR w Polsce i na świecie. Praca na talentach i mocnych stronach wg metodologii Gallupa na pewno pomaga zamienić wyzwania w rezultaty. Życzymy owocnej lektury! Zespół Gamma

Kolejne artykuły

Gamma przeprowadziła w marcu osiem specjalistycznych pokazów dotyczących Onboardingu 2.0, w których udział wzięło ponad 160 ekspertów. Ideą pokazu było możliwie dokładne odwzorowanie pierwszego dnia nowego pracownika w szeregach organizacji. Uczestnicy pokazów wcielili się w nowo zrekrutowanych specjalistów ds. HR w firmie Gamma, mieli szansę wejść w buty adepta.
Szanowni Państwo! Od momentu, kiedy w latach osiemdziesiątych na Uniwersytecie Stanforda zaczęto pracować nad włączeniem idei Design Thinking do biznesu minęło ponad 30 lat. Dziś  Design Thinking wspiera organizacje w dynamicznym rozwoju, działając w obszarach: strategii, komunikacji, marketingu i HR.  Metodologia ta pomaga tworzyć innowacyjne rozwiązania, które dzięki zrozumieniu potrzeb docelowego odbiorcy, kreują unikalne doświadczenia. Jak powiedział Oren Harari: Elektryczne oświetlenie nie jest skutkiem ciągłego ulepszania świeczek. Życzymy owocnej lektury! Zespół Gamma
Szanowni Państwo! Ponad 1000 absolwentów i studentów z pokoleń Y i Z zebrało się na spotkaniu na Arizona State University, aby zaangażować się w opracowywanie rozwiązań najbardziej palących problemów tych pokoleń. Ci studenci i absolwenci stworzyli nowe, konkretne i mierzalne plany, aby sprostać największym wyzwaniom ich generacji. Z przeprowadzonego w trakcie badania wynika, że pokolenia te są wyjątkowo sprawne w rozwiązywaniu problemów społecznych. W porównaniu z rodzicami są bardziej kreatywne (81% do 19%), otwarte (81% do 19%) i innowacyjne (79% do 21% ). Jak w takim razie skorzystać z tego, co oferują nam pokolenia Y i Z? Życzymy owocnej lektury! Zespół Gamma
Szanowni Państwo! Model mocnych stron Gallupa jest dzisiaj tak aktualny jak nigdy wcześniej. Zmiany pokoleniowe, motywacja 3.0 , tzw. rynek pracownika oraz poszukiwanie rozwiązań HR-owych, które jednocześnie podnoszą efektywność organizacji i satysfakcję pracowników z wykonywanej pracy – wszystkie te zjawiska stanowią ogromne wyzwania dla działów HR w Polsce i na świecie. Praca na talentach i mocnych stronach wg metodologii Gallupa na pewno pomaga zamienić wyzwania w rezultaty. Życzymy owocnej lektury! Zespół Gamma
Szanowni Państwo! Rozwój przywództwa jest niezbędny, ponieważ organizacje nabierają osobowości swoich liderów. Przywódcy kształtują pozytywną kulturę firmy, są wzorcami zachowań, wpływają na przekonania i wierzenia panujące w firmie, tworzą ramy etyczne w pracy, promują właściwe wartości. W tym tutorialu znajduje się 9 lekcji, których celem jest wsparcie menedżerów, przełożonych, szefów projektów na drodze do stawania się liderem. Służą one do samodzielnej pracy nad kształtowaniem własnego przywództwa. Mogą również stanowić doskonałe ćwiczenie przed szkoleniem z zakresu przywództwa, pomiędzy sesjami, a także jako zadanie domowe po szkoleniu. Życzymy owocnej nauki! Zespół Gamma
Obecny artykuł
Techniki Zarządzania Czasem 3/3

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach:
tel: 22/266 08 48, tel. kom.: 505 273 550,
biuro@projektgamma.pl
Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
 ul. Mysłowicka 15, 01-612 Warszawa. Wszelkie prawa zastrzeżone.