Techniki Zarządzania Czasem 3/3

Ty decydujesz o tym, na co poświęcasz określoną ilość czasu. Zastanów się ile czasu poświęcasz na realizację tego co jest dla ciebie naprawdę ważne?
8 czerwca 2017
zdjęcie - Techniki Zarządzania Czasem 3/3

Techniki Zarządzania Czasem


Techniki wspomagające efektywność osobistą

Metoda ALPEN jest również narzędziem wspomagającym proces planowania.

Procedura ALPEN zakłada pięć etapów działania:

  • Zestawienie zadań
  • Ocena czasu trwania zadań
  • Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
  • Ustalanie priorytetów, delegowanie czynności
  • Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw niezrealizowanych na inny termin

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Podstawą efektywnej pracy zespołu jest skuteczna komunikacja. Poznaj zasady i narzędzia ułatwiające komunikację. Odważniej i efektywniej buduj relacje biznesowe. Zapraszamy do wzięcia udziału w szkoleniach: komunikacja w biznesie szkolenie, szkolenie z asertywności, team building.

Metoda ALPEN

  • Zestawienie zadań
    Pierwszym krokiem jest ustalenie kompletnej listy zadań, które musimy zrealizować w danym czasie. Lista powinna zawierać zarówno zadania o wysokim jak i o niskim priorytecie. Zadania tu rozumiane są bardzo szeroko – zadaniem będzie zarówno rozmowa z przełożonym, rozwiązanie zaległego konfliktu jak i przygotowanie zestawienia, raportu, czy spotkanie z klientem. W tym znaczeniu zadaniem jest każda aktywność, która zajmuje więcej niż kilka minut.

  • Ocena czasu trwania zadań
    Do wcześniej stworzonego zestawienia należy dodać ramy czasowe każdego zadania. Każda z aktywności powinna być zaopatrzona w tzw. deadline – ostateczny termin realizacji zadania oraz w niezbędną ilość czasu przeznaczonego na jej realizację.

  • Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
    Grafik pracy powinien posiadać dość duży margines czasowy. W pełni zaplanowany czasookres – wypełniony zadaniami od początku do końca nie ma szans powodzenia. Bardzo często zdarzają się czynności, obowiązki nieprzewidziane. Jeżeli planując nie zostawimy sobie marginesu czasowego bardzo trudne będzie zajęcie się nowymi, dodatkowymi sprawami.

  • Ustalanie priorytetów, delegowanie czynności
    Mając wiedzę ile zadań nas czeka i jakim czasem dysponujemy na ich realizację należy ustalić, które zadania są najważniejsze, a które mniej istotne. Najważniejsze zadania realizujemy sami, pozostałe przenosimy na współpracowników lub podwładnych. Często podział zadań uzależniony jest od kompetencji i umiejętności poszczególnych pracowników.

  • Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw niezrealizowanych na inny termin
    Jeżeli zestaw zadań jest przewidziany na dłuższy okres czasu warto ustalać sobie, co pewien czas punkty kontrolne. Punkt kontrolny to moment na analizę postępu pracy. Jeżeli w wyniku oceny działania okaże się, że wszystkich zadań nie da się zrealizować przed deadline’em – planowanym terminem końcowym, należy przesunąć zadania o najniższym priorytecie na inny termin.

Metoda ta jest skuteczna w sytuacji dużej ilości zadań i niewielkiej ilości czasu. Osoby stosujące narzędzie ALPEN na co dzień, potrafią zaplanować swoją pracę zgodnie z pięcioma etapami w czasie 10-20 minut. ALPEN strukturalizuje zbiór zadań i obowiązków, który znajduje się w naszym zakresie odpowiedzialności. W efekcie powstaje swoista mapa, za pomocą której możemy odpowiednio dysponować naszym czasem i energią. Sytuacja zbyt dużej ilości zadań przy jednoczesnym krótkim terminie realizacji zazwyczaj powoduje wysoki poziom stresu i napięcia. Taki stan psychiczny powoduje, że nasz ogląd sytuacji jest bardzo subiektywny.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Paraliżuje Cię strach przed wystąpieniami publicznymi? Czujesz się nie rozumiany przez innych? Chcesz lepiej zarządzać swoim czasem i umiejętnościami? Odwiedź nasz dział szkoleń interpersonalnych i wybierz interesujące Cię szkolenie np: szkolenia komunikacja, zarządzanie czasem szkolenie, szkolenie radzenie sobie ze stresem

Zwykle wtedy pojawiają się zniekształcenia percepcyjne, w wyniku których:

  • Nie potrafimy oszacować ile czasu potrzebujemy na realizację zadania.
  • Nieadekwatnie rozkładamy priorytety na poszczególne zadania.
  • Działamy schematycznie koncentrując się wyłącznie na działaniach nawykowych, standardowych, które nie zawsze są najbardziej efektywne.
  • Działamy samodzielnie wierząc w to, że wszystkim się zajmiemy.
  • Nieadekwatnie dobieramy narzędzia do realizacji celu.
  • Lekceważymy pomysły innych.


Metoda ALPEN przeciwdziała powyższym zjawiskom. Technika ta pomaga racjonalnie,
z wyłączeniem emocji, zaplanować realizację zadań.

Praca z grafikiem dnia
Planując pracę z grafikiem dnia warto pamiętać o analizie ABC, która pomaga hierarchizować poszczególne priorytety. Zapełniając grafik, warto również stosować zasadę 60/20/20.

Zasada 60/20/20
Dobry plan nie obejmuje całego dnia pracy i nie wypełnia go od początku do końca. Zaleca się, aby plan obejmował 60% naszej aktywności w ciągu dnia.

Zasada 60/20/20 zakłada, że:

  • 60% czasu należy zaplanować na realizację przydzielonych zadań (w kolejności wynikającej z analizy ABC)
  • 20% czasu należy przeznaczyć na czynności niezaplanowane (różnego rodzaju złodzieje czasu, zadania dodatkowe)
  • 20% czasu należy przeznaczyć na działania spontaniczne, społeczne i kreatywność

Powyższe proporcje są swoistym punktem wyjścia do zaplanowania dnia. Specyfika poszczególnych stanowisk pracy wymaga czasem innego rozłożenia akcentów. Najważniejsze jest to, aby grafik dnia nie  był zaplanowany od początku do końca. Dobrze jest zostawić sobie margines czasowy na zdarzenia nieprzewidziane.

Organizując sobie dzień pracy warto wziąć pod uwagę krzywą osobistej wydajności oraz krzywą zakłóceń dnia. Krzywa osobistej wydajności jest indywidualna dla każdego z nas. Wszyscy ludzie mają indywidualny rytm efektywności psychofizycznej. Krzywa zakłóceń dnia w każdej organizacji jest inna – oznacza ona intensywność wymagań jakie względem nas przejawiają klienci zewnętrzni i wewnętrzni.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Wybierz nasze webinary i szkolenia online

  • Brak ograniczeń geograficznych i lokalizacyjnych
  • Duża wartość szkoleniowo-merytoryczna
  • Pełna interaktywność
  • Popularne technologie: Microsoft Teams, Google Meet, Webex, Zoom, Clickmeeting

Zobacz nasze szkolenia online dla handlowców, szkolenia online menadżerskie czy szkolenia online z efektywności osobistej. Zapraszamy!

Do najczęstszych zakłóceń w pracy należą:

  • Rozmowy telefoniczne – „zewnętrzne i wewnętrzne”, realizowane bądź to z własnej, bądź „cudzej” inicjatywy
  • Niezapowiedziani interesanci zewnętrzni oraz szefowie i współpracownicy, a także    zaproszeni goście
  • Zebrania, narady i spotkania
  • Nagłe wezwania do przełożonego


Organizując sobie dzień pracy warto pamiętać o tym, że wymagania ze strony klientów wewnętrznych i zewnętrznych również podlegają pewnym wahaniom. Dlatego zadania typu A należy wykonywać w pierwszej połowie dnia – jeszcze przed szczytem wymagań otoczenia. Zadania typu B warto zostawić na popołudnie. Zadania typu C jako wymagające najmniejszej sprawności psychofizycznej najlepiej zaplanować na szczyt oczekiwań ze strony otoczenia.

Planowanie przerw w pracy
Zbyt długa praca nie jest efektywna, ponieważ zmniejsza się zarówno koncentracja, jak i wydajność pracownika, co sprzyja popełnianiu błędów. Dlatego nie należy  traktować przerw jak stratę czasu lecz jako konieczny moment na regenerację organizmu zarówno pod względem umysłowym jak i fizycznym.

Przerwy w pracy należy planować  regularnie. Przerwa powinna trwać mniej więcej dziesięć minut, ponieważ efekt regeneracji energii następuje właśnie w tym czasie. Po dziesięciu minutach długość przerwy wpływa tylko w niewielkim stopniu na odnowienie sił witalnych. Jednocześnie powstaje niekorzystny efekt wpływający na większą trudność wdrożenia się do wcześniej przerwanego zadania. Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera. Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy.

Plan tygodniowy i miesięczny
W planowaniu krótkofalowym, czy to tygodniowym, czy miesięcznym warto pamiętać o zasadzie 60/20/20 oraz o nadawaniu priorytetów poszczególnym zadaniom za pomocą analizy ABC. Zazwyczaj plany długoterminowe są łatwiejsze do przygotowania. Dysponując większą ilością  czasu łatwiej jest  zaplanować obowiązki tak, aby pozostawał czas na zdarzenia nieprzewidziane. Zarówno plany krótkoterminowe jaki długoterminowe powinny być poprzedzone krótką analizą naszego kalendarza.

Często w naszym grafiku  znajdujemy sprawy, których nie zrealizowaliśmy w terminie. Warto wziąć je pod uwagę i uwzględnić w nowym planie działania. Planując poszczególne dni w perspektywie miesięcznej starajmy się zostawić sobie przynajmniej dwa dni niezaplanowane. Będzie to rodzaj rezerwy na nieprzewidziane okoliczności.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!

ZOBACZ NAJCIEKAWSZE ARTYKUŁY

z naszej strefy wiedzy

Dr Stephen Covey to jeden z 25 najbardziej wpływowych Amerykanów według magazynu Time. Całe swoje życie poświęcił na badanie natury człowieka, jego rozwoju i relacji z innymi. Na podstawie doświadczenia oraz poglądów głoszących, że osiągnięcie sukcesu powiązane jest z cechami charakteru i życiem zgodnie z ustalonymi zasadami, stworzył 7 nawyków skutecznego działania. Dzięki nim człowiek może zmienić samego siebie, poprawić relacje z innymi i stać się skutecznym przywódcą.

Codzienność zawodowa generuje wiele wyzwań. Dzięki nim nasza praca jest ciekawa, kreatywna i kształtuje rozwój, nie tylko zawodowy, ale i osobisty. Aby podpisać się pod powyższymi stwierdzeniami, wyzwania powinny być zrównoważone z chęcią ich stałego podejmowania. Co zatem może spowodować, że będziemy otwarci na to co nowe, niewiadome lub trudne i dotychczas nierozwiązane?

Ta metoda jest wykorzystywana również do poszukiwania kreatywnych rozwiązań. Może być praktykowana  indywidualnie, jak i grupowo. Jest znakomitym narzędziem dla menadżera do wszechstronnej analizy firmowych projektów i podsuwanych przez współpracowników pomysłów.

Pomodoro to prosta metoda pomagająca w zarządzaniu czasem, zwiększeniu koncentracji i podniesieniu efektywności.

Jedną z najbardziej popularnych koncepcji zadowolenia z pracy i motywacji wewnętrznej pracownika  jest Model Cech Pracy (JCM) autorstwa Hackmana i Oldhama. Teoria JCM wskazuje czynniki, które przyczyniają się do osiągnięcia zawodowej satysfakcji.

ZOBACZ LOSOWE ARTYKUŁY Z NASZEJ STREFY WIEDZY

Okno Johari to psychologiczne narzędzie, które pozwala poznać siebie i swoje relacje z otoczeniem. Wyznacza ono cztery obszary, które obrazują poziom samoświadomości jednostki i jej relacje z innymi ludźmi. Okno Johari stosuje się do wzmacniania komunikacji w pracy, budowania zespołów i rozwoju osobistego.

Test 12 pytań Gallupa Instytut Gallupa przez ponad 25 lat prowadził wywiady z ponad milionem pracowników. Pytano o różne aspekty pracy, w celu wyłowienia najważniejszych kwestii decydujących o odpowiedzi na pytanie: co to jest dobre miejsce pracy?

Raport Deloitte podsumowujący 2015 rok potwierdza, że najistotniejszym wyzwaniem dla liderów przedsiębiorstw okazało się budowanie kultury organizacyjnej i zaangażowania. Zdaniem autorów raportu to właśnie te dwie, kluczowe wartości stanowią receptę na coraz powszechniejsze trudności w przyciąganiu i utrzymywaniu pracowników o wysokim potencjale. Organizacje, które umiejętnie wykorzystają ten fakt, mają szansę wygrania boju o talenty i pozostawienia w tyle swoich konkurentów.   
Gamma przeprowadziła w marcu osiem specjalistycznych pokazów dotyczących Onboardingu 2.0, w których udział wzięło ponad 160 ekspertów. Ideą pokazu było możliwie dokładne odwzorowanie pierwszego dnia nowego pracownika w szeregach organizacji. Uczestnicy pokazów wcielili się w nowo zrekrutowanych specjalistów ds. HR w firmie Gamma, mieli szansę wejść w buty adepta.
Szanowni Państwo!
Od momentu, kiedy w latach osiemdziesiątych na Uniwersytecie Stanforda zaczęto pracować nad włączeniem idei Design Thinking do biznesu minęło ponad 30 lat. Dziś  Design Thinking wspiera organizacje w dynamicznym rozwoju, działając w obszarach: strategii, komunikacji, marketingu i HR.  Metodologia ta pomaga tworzyć innowacyjne rozwiązania, które dzięki zrozumieniu potrzeb docelowego odbiorcy, kreują unikalne doświadczenia. Jak powiedział Oren Harari: Elektryczne oświetlenie nie jest skutkiem ciągłego ulepszania świeczek.

Życzymy owocnej lektury!
Zespół Gamma
Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel: 22/266 08 48,

tel. kom.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Mysłowicka 15
01-612 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel: 22/266 08 48,
tel. kom.: 505 273 550

ul. Mysłowicka 15
01-612 Warszawa
NIP: 113-26-90-108

Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2019 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.