Ustawa o archiwizacji dokumentów – najważniejsze zasady
Codziennie w każdym przedsiębiorstwie, w zależności od jego wielkości i sposobu działania powstają setki, jeśli nie tysiące różnego rodzaju dokumentów.
O ile w prywatnych domowych archiwach sposób przechowywania dokumentacji jest dowolny, o tyle w przypadku tych firmowych sprawa już taka prosta nie jest, bowiem archiwizacja musi być prowadzona zgodnie z obowiązującymi w danym momencie przepisami ustawy.
Zanim każdy przedsiębiorca zapozna się z zasadami dotyczącymi przechowywania i gromadzenia dokumentacji, warto by poświęcił on nieco czasu na zapoznanie się z definicją, choćby pobieżną, archiwizacji.
ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:
Administrator Bezpieczeństwa Informacji(ABI) dziś – Inspektor Ochrony Danych (IOD) jutro – szkolenie przygotowuje do objęcia tej roli na poziomie praktycznym.
Uczestników tego szkolenia interesuje również:
Ujmując rzecz w możliwie jak największym skrócie, archiwizacja jest to kompleksowy proces obejmujący tworzenie, zabezpieczenie i klasyfikowanie w odpowiedni sposób całej dokumentacji.
Dokumenty przechowywane w archiwach podzielić można na dwie grupy:
- dokumenty archiwalne, czyli takie które przedstawiają jakąś historyczną wartość,
- dokumenty niearchiwalne, czyli takie, które są gromadzone np. w zakładach pracy.
Tak naprawdę każda dokumentacja (w tym dokumentacja pracownicza), zanim jeszcze zajmie odpowiednie miejsce w archiwum musi zostać odpowiednio sklasyfikowana.
Do klasyfikacji stosuje się w zdecydowanej większości przypadków te trzy kryteria:
- kryterium dotyczące wartości archiwalnej dokumentacji,
- kryterium dotyczące podziału dokumentacji ze względu na nośnik,
- kryterium dotyczące dostępności do dokumentacji osób trzecich.
Zgodnie z przepisami ustawy o archiwizacji, wszystkie instytucje, które wytwarzają w czasie swojej działalności archiwalne dokumenty są zobowiązane do tego, aby prowadzić takie archiwa w zgodzie z obowiązującymi w danym momencie przepisami.
W przypadku tych instytucji, gdzie generowane są jedynie dokumenty niearchiwalne nie ma obowiązku tworzenia specjalnego archiwum, jednak niezbędne jest założenie składnicy akt w oparciu o odpowiednią ustawę i powiązane z nią akty prawne.
W tym przypadku bardzo często przedsiębiorcy do prowadzenia składnicy akt zatrudniają firmy zewnętrzne, które prowadzeniem tego typu składowiska zajmą się kompleksowo i profesjonalnie.
