Zarządzanie zmianą

Zmiana to konieczne zjawisko w rozwijającej się i sprawnie działającej firmie. Jest to najczęściej proces długotrwały, który wymaga odpowiedniego przygotowania i umiejętności zrozumienia mechanizmów rządzących zmianą. Tylko w ten sposób będziemy w stanie przeprowadzić proces zmiany skutecznie. W pierwszej kolejności należy przygotować pracowników do planowanej zmiany. Nasi podwładni mogą w różny sposób zareagować na proponowane zmiany. Dlatego też niezwykle istotne jest, by pracownicy zrozumieli konieczność wprowadzenia zmiany, zaakceptowali ją i sprzyjali procesowi jej wdrażania. W wielu przypadkach proces ten jest dosyć żmudny. Wiele osób boi się zmian, nie ufa nowym, proponowanym rozwiązaniom. Należy w tym punkcie wyeliminować poczucie strachu i zagrożenia. U wielu osób pierwszą reakcją na zmiany jest lęk przed nieznanym oraz niechęć wobec uczenia się nowych umiejętności. Wprowadzenie zmiany należy przeprowadzić po wyeliminowaniu wszystkich tych czynników oporu.

Dalszym etapem wprowadzenia zmiany jest zaplanowanie jej przebiegu. Należy stworzyć schemat działania, zaplanować proces wdrażania oraz określić cel. Diagnoza firmy przed wprowadzeniem zmiany pozwala na zaplanowanie etapów zarządzania zmianą. Każdy pracodawca musi określić jaki jest cel zmiany oraz zbudować swoją wizję, która przekona jego podwładnych do zmiany. Tylko w ten sposób można zbudować pozytywne nastawienie do proponowanych ulepszeń. Kolejnym elementem wprowadzenia zmiany jest zdobycie umiejętności i wiedzy niezbędnej do jej przeprowadzenia. Umiejętne zarządzanie zmianą prowadzi do jej szybszego sfinalizowania. Ostatnim etapem wprowadzenia zmiany jest podsumowanie. Nie może tu zabraknąć podziękowań dla całego zespołu, a także podsumowania całego procesu wprowadzania ulepszeń. Zmiany w przedsiębiorstwie są czymś normalnym. Jednym firmom udaje się je przeprowadzić szybciej, innym dużo wolniej. Jest to ściśle związane z umiejętnościami zarządzania zmianą. Dlatego tak ważne jest, by nauczyć się przeprowadzać zmiany w sposób prawidłowy i efektywny.

Zmiana jest bardzo ważnym elementem rozwoju. Dawniej firmy dążyły raczej do stabilizacji, dzisiaj zaś liczy się to, jak bardzo jesteśmy elastyczni – to właśnie zmiany decydują o osiągnięciu przez firmę sukcesu. Niestety jednak wprowadzenie zmian nie jest wcale takie łatwe. Wystarczy pomyśleć tutaj chociażby o tym, jak trudno jest nam w naszym osobistym życiu coś zmienić np. zacząć się zdrowo odżywiać, czy zmienić pewne przyzwyczajenia, a zrozumiemy czemu jest to takie trudne w firmie.

Jak zatem zacząć wprowadzać zmianę? Jak powinno wyglądać prawidłowe zarządzanie zmianą? Na czym musi się ono opierać? Otóż niezależnie od tego, czy zmiana obejmuje cały system firmy, czy jest mniejsza, czy wynika z przyczyn wewnętrznych albo zewnętrznych, warto trzymać się kilku zasad.

1. Zmiana musi objąć zarząd/ kierownika

Często zarządzanie zmianą obejmuje wszystkich, tylko nie osoby zarządzające. W efekcie pracownicy muszą wykonać jakieś zadania, do których nie bardzo są przekonani, ponieważ zmiana nie dotknęła osób na kierowniczych stanowiskach. Jeśli rzeczywiście chcemy coś zmienić, to musi to objąć wszystkich.

2. Słuchaj osób na niższych stanowiskach

Wprowadzając jakąś zmianę nie możemy także zapominać o osobach na niższych stanowiskach – sprzątaczkach, personelu technicznym. Ich zmiana także powinna objąć, ich także trzeba uwzględnić. Ponadto warto pamiętać, że takie osoby stanowią cenne źródło informacji.

3. Weź pod uwagę emocje

Należy pamiętać, że w przypadku zmian, zwłaszcza dużych, strach przed czymś nowym, wiele obowiązków itd. często dominuje nad racjonalnym myśleniem. Dlatego trzeba pracownikom jasno przedstawić korzyści, jakie wynikają z wprowadzenia zmiany.

4. Motywuj

Oczywiście samo przekonanie jednorazowe pracowników za dużo nie da. Trzeba ich jeszcze zmotywować – wiele osób, szczególnie takich, które nie są mocno związane z firmą, nie będzie chciało lepiej pracować albo czegoś zmieniać tylko i wyłącznie po to, aby firma osiągnęła sukces. Trzeba pamiętać o tym, że zmianę, która przyniesie nam sukces, wprowadzają w życie ludzie i oni też muszą mieć z tego jakieś korzyści.

Choć w rzeczywistością zarządzanie zmianą nie jest specjalnie trudne, to jednak aby przeprowadzane było dość skutecznie, należy przestrzegać kilku bardzo podstawowych zasad. Wielu specjalistów wysnuwa dość śmiało tezę, mówiącą o tym, że w świecie współczesnego biznesu to właśnie zmiana jest jedyna pewną i stałą kwestią.

Jak się zatem w praktyce okazuje, przedstawiciele zarządów oraz menadżerowie wyżsi rangą swoją uwagę powoli zaczynają kierować na wprowadzanie zmian, chociaż do tej pory tej kwestii unikali jak ognia. Wszystko dlatego, że rządzący nareszcie uświadomili sobie, że bez wprowadzania zmian odpowiednich do sytuacji bardzo ciężko jest zbudować długotrwały sukces firmy. Jednak zmian nie będzie bez ludzi.

Sam menadżer nie jest w stanie samodzielnie, bez odpowiedniego wsparcia dokonać owych zmian. W przypadku ich przeprowadzenia, każda osoba otrzymuje swoje zadania, do wyplenienia których od tego momentu jest zobowiązana. Im trudniejsze zadanie, tym wykształcenie pracownika oraz jego umiejętności powinny być odpowiednio większe.

Niestety często mogą zdarzyć się sytuacje, w których zamiast racjonalnego myślenia, główne stery przejmują emocje, co jest dość dużym błędem i z pewnością utrudni osiągnięcie sukcesu firmy na odpowiednim poziomie. Decyzje podejmowane na najwyższym firmowym szczeblu przede wszystkim powinny być racjonalne. Dla poprawnego funkcjonowania firmy absolutnie niezbędny jest także najwłaściwszy obieg informacji.

Niestety, wielu menadżerów wprowadzając zmiany o tym zapomina, co prowadzi nieuchronnie do powstawania wielu kłopotliwych sytuacji oraz nieporozumień. Tu warto pamiętać, że w kwestii reorganizacji pewnych procesów pracownicy nie zawsze są na tyle domyślni, aby móc wykonać powierzone im zadania bez uzyskania stosownej do celu informacji.

Aby wprowadzane zmiany dały możliwie jak największe efekty, powinny zostać wprowadzane stopniowo, krok po kroku z doskonałym przemyśleniem wszystkich procedur. Zbyt duża ilość zmian wprowadzonych jednocześnie bardzo negatywnie odbija się na efektywności wykonywanej pracy.