Jak organizować pracę, by zdążyć zrealizować wszystkie zadania?
Organizacja pracy to kluczowe zadanie dzięki, któremu nasze życie zawodowe nie będzie przykrym obowiązkiem i stresującym zjawiskiem.
Jeśli odpowiednio nastawimy się i mentalnie przygotujemy do działania pod presją czasu i w sytuacji natłoku obowiązków, taki stan nie będzie dla nas paraliżujący. Dlatego warto dowiedzieć się jak organizować pracę, by zdążyć z realizacją wszystkich zadań. Jeśli mamy z tym problemy, to oznacza że nasza organizacja prac nie jest najlepsza.
Warto zacząć od z pozoru prostych oczywistych i być może nieco przestarzałych metod działania. Mowa o prowadzenie kalendarza czy też notatek, rozpiski spraw do wykonania. Nie musimy prowadzić jej w sposób tradycyjny, na kartce papieru.
Chociaż oczywiście możemy, bo nic nie motywuje lepiej niż kolejne własnoręcznie skreślone zadanie z listy rzeczy do zrobienia. Jednak w dobie internetu na rynku dostępnych jest wiele – także darmowych – aplikacji na telefon oraz programów komputerowych, które skutecznie pomogą nam w tworzeniu, aktualizowaniu oraz pilnowaniu naszej „to do list” czyli listy rzeczy do zrobienia.
Jeśli chcemy zdążyć z realizacją wszystkich zadań, musimy unikać robienia sobie niepotrzebnych przerw w pracy i nie chodzi tu o unikanie przerwy na śniadanie czy rezygnację z filiżanki kawy. Chodzi o to, abyśmy nie tracili czasu na tak zwane zbieranie się do realizacji zadań i rozpoczęcia pracy.
Jeśli mamy problem z tym, aby zabrać się do realizacji zadania, możemy korzystać z jednej z technik która może nam w tym pomóc. Na przykład techniki pomidora. Swoją nazwę zawdzięcza wyglądowi minutnika, którego używał jej twórca.
Polega ona na odmierzaniu czasu pracy i robieniu sobie krótkich przerw pomiędzy poszczególnymi nimi. Możemy nastawić stoper w telefonie czy też tradycyjny minutnik na 15 minut. W tym czasie intensywnie wykonujemy obowiązki i realizujemy zadanie.
Po upływie tego czasu dajemy sobie chwilę przerwy. Po 3 minutach rozpoczynamy kolejny cykl pracy. Nie jest to z pewnością metoda, która sprawdzi się u każdego. Warto ją jedna wypróbować, być może sprawdzi się u nas.
Tej i innych technik zarządzania czasem pracy, zarówno swoim jak i innych pracowników nauczymy się podczas kursów i szkoleń, np. szkolenie project manager oraz szkolenie zarządzanie czasem. Warto zainwestować w rozwój swoich pracowników i podnosić ich kompetencje w tym zakresie, aby zwiększyć ich efektywność w pracy.
