Jak maksymalnie wykorzystać czas w pracy?

Jak maksymalnie wykorzystać czas w pracy?

Wielu pracowników, a nawet menedżerów czy przedsiębiorców, nie potrafi właściwie zarządzać własnym czasie. Rozpraszanie uwagi, nieumiejętność określania priorytetów i niechęć do delegowania zadań to najczęściej popełniane błędy, które skutkują zmniejszeniem efektywności pracy. Istnieje jednak kilka skutecznych i prostych narzędzi, które pomogą maksymalnie wykorzystać czas w pracy.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to jedno z najbardziej popularnych i skutecznych narzędzi, które pozwala na sklasyfikowanie obowiązków oraz wykonywanie ich we właściwej kolejności. Technika ta dzieli czynności na cztery grupy:

1. Ważne i pilne. Czynności, które muszą zostać wykonane niezwłocznie, a brak ich realizacji może mieć bardzo poważne konsekwencje (np. wysłanie pilnego pisma urzędowego).
2. Nieważne i pilne. Czynności, które powinny zostać wykonane niezwłocznie, jednak brak ich realizacji nie będzie niósł za sobą wyjątkowo poważnych konsekwencji (np. czynności, które mają podnieść komfort pracy, takie jak zaktualizowanie programów komputerowych dla pracowników)
3. Ważne i niepilne. Czynności o dużym znaczeniu, których termin wykonania jest stosunkowo długi (np. wykonanie zlecenia, którego termin przypada na przyszły tydzień).
4. Nieważne i niepilne. Czynności, które mogą, lecz nie muszą być zrealizowane (zarówno wszelkie "zapychacze czasu", jak i czynności o bardzo niewielkim znaczeniu dla przedsiębiorstwa).

Delegowanie zadań kluczem do sukcesu

Wiele z naszych obowiązków może zostać oddelegowanych, zarówno do innych pracowników, jak i zewnętrznych firm. W tym drugim przypadku należy liczyć się z wyższymi kosztami, jednak pozwalają one ograniczyć czas i dostarczyć usługę w pełni profesjonalną.

Outsourcing - czyli delegowanie zadań do zewnętrznej firmy wykonawczej - sprawdza się szczególnie w przypadku usług specjalistycznych (prace porządkowe, procesy rekrutacyjne, reklama czy wdrażanie nowych systemów informatycznych).

Jak nauczyć się maksymalnego wykorzystania czasu?

Najlepszym i najbardziej skutecznym sposobem na naukę maksymalnego wykorzystania czasu są kursy i szkolenia, które prowadzone są przed doświadczonych praktyków. Chcąc rozwinąć takie umiejętności jak zarządzanie czasem szkolenie powinno obejmować przede wszystkim metody i techniki, które pomogą nam w ustalaniu zadań i ich realizacji.

Dla bardziej zaawansowanych istnieje możliwość połączenia tego typu kursów z project management szkolenia tego typu stanowią kompleksową naukę wdrażania różnych metod zarządzania, które mogą podnieść nasze umiejętności w zakresie dysponowania własnym czasem w pracy.