Co nowego w programie Płatnik? Przechowywanie akt osobowych

Program Płatnik w nowej wersji (10.02.002) został udostępniony od 1 stycznia 2019 r. Przez krótki okres przejściowy (od 1 do 25 stycznia) funkcjonowały dwie wersje programu – stara (10.01.001) i właśnie nowa. W tym artykule przedstawimy obowiązki pracodawcy wobec pracownika odnośnie przechowywania akt osobowych, w tym oświadczenia ZUS RIA.

zdjęcie - Co nowego w programie Płatnik? Przechowywanie akt osobowych


Co nowego w programie Płatnik?

Program Płatnik w nowej wersji (10.02.002) został udostępniony od 1 stycznia 2019 r. Przez krótki okres przejściowy (od 1 do 25 stycznia) funkcjonowały dwie wersje programu – stara (10.01.001) i właśnie nowa.

Nowa wersja programu zawiera funkcje, które dostosowują go do zmian wynikających z ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r., poz. 1577 ) oraz ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357).

Ta ostatnia umożliwiła pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (przechowywanie akt osobowych) w postaci elektronicznej oraz generalnie skróciła okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat.

Tabele przestawne jako narzędzie analizy biznesowej
szkolenie na zamówienie/szkolenie zamknięte
Tabele przestawne jako narzędzie analizy biznesowej
Kurs jest ukierunkowany na zastosowania w biznesie, analizach finansowych i w zarządzaniu

Nowe dokumenty

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie musiał przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy. Mianowicie należy przekazać do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) – nowe dokumenty dodane do programu Płatnik w wyniku nowelizacji. Wskazujemy jakie jeszcze nowe dokumenty dodała nowelizacja.

To wspomniane już:

  • ZUS OSW – oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
  • ZUS RIA – raport informacyjny, a ponadto
  • ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej,
  • ZUS DRA cz. II – deklaracja rozliczeniowa cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie,
  • ZUS RCA cz. II – imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne.

SZKOLENIA KOMPUTEROWE

Excel to znakomite narzędzie – oszczędza czas,  dostarcza potrzebne informacje, jest wygodne w stosowaniu – jeśli posiada się odpowiednie umiejętności obsługi programu. Zestaw naszych szkoleń z tego obszaru pozwoli posiąść te umiejętności. Zapraszamy na Szkolenia SZKOLENIA KOMPUTEROWE!

Inne tematy, interesujące dla tej grupy docelowej to:

Nowe formularze zostały już wprowadzone w programie Płatnik. Poniżej szczegóły zmian.

ZUS OSW warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji

Złożenie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW jest warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., z 50 do 10 lat. Pracodawca – płatnik wypełnia ten dokument, gdy informuje ZUS o zamiarze przekazywania raportów ZUS RIA.

Dokument ten zawiera oświadczenie pracodawcy, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.  Płatnik może złożyć oświadczenie ZUS OSW w każdym czasie oraz – do czasu przekazania pierwszego raportu ZUS RIA – je odwołać.

Kiedy pracodawca składa ZUS RIA

Pracodawca – płatnik, który złożył oświadczenie ZUS OSW ma obowiązek przekazania w ślad za nim do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA. Termin na złożenie raportu informacyjnego jest związany z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Raport należy złożyć w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę u płatnika przed złożeniem oświadczenia. Jeśli pracownik (zleceniobiorca) zakończył pracę po złożeniu oświadczenia, pracodawca – płatnik przekazuje raport wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych.

Ustawodawca uznał przy tym za zleceniobiorców osoby świadczące pracę nie tylko na podstawie umowy zlecenia, ale także umowy agencyjnej oraz każdej innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Excel od podstaw
szkolenie na zamówienie/szkolenie zamknięte
Excel od podstaw

Co zawiera raport informacyjny?

Raport informacyjny obejmuje:

  • dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe przypadające w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018,
  • dane dotyczące okresów wykonywania pracy nauczycielskiej w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć za okres 01.01.1999 – 31.12.2018 oraz osobno za okres 01.01.1999 – 31.12.2008,
  • dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a także o szczególnym charakterze za okres 01.01.1999 – 31.12.2008,
  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy,
  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku prawną, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, a także informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Raport ZUS RIA nie zawsze skraca okres przechowywania dokumentacji

Mimo złożenia oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportu informacyjnego ZUS RIA, pracodawca ma nadal obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u tego właśnie pracodawcy, jeśli:

  • pracownik został zgłoszony do ubezpieczenia społecznego przed dniem 1 stycznia 1999 r.,
  • pracownik wykonywał u pracodawcy – płatnika pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Obowiązki wobec pracownika

Złożenie raportu informacyjnego powoduje pojawienie się pewnych obowiązków pracodawcy wobec pracownika. Przede wszystkim powinien przekazać pracownikowi kopię raportu przekazanego do ZUS, a także dowody potwierdzające wykonywanie w okresie 01.01.1999 – 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze lub też o szczególnym charakterze.

Jednocześnie należy pouczyć pracownika o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, prawie (i terminie) do odbioru dokumentacji oraz prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Kopię raportu informacyjnego przekazanego do ZUS oraz wspomniane pouczenia powinien także przekazać zleceniodawca – płatnik zleceniobiorcy. Niezależnie od obowiązków pracodawcy i zleceniodawcy, ZUS także udziela – po otrzymaniu raportu informacyjnego ZUS RIA – stosownych informacji pracownikowi oraz zleceniobiorcy.

Raport imienny ZUS RPA

Kolejnym nowym dokumentem jest imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). W dokumencie tym należy wykazać informacje o przychodach w zależności od rodzaju ubezpieczenia, którego stanowią podstawę, a także wskazać rok, którego przychód dotyczy. Co istotne, raport należy przekazać tylko za taki miesiąc, w którym:

  • wypłacono tej osobie przychód należny za lata poprzednie,
  • obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem wypłacony zostanie tej osobie taki składnik wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Zadaniem imiennego raportu miesięcznego jest uzupełnienie danych przekazanych przez pracodawcę za pracownika w innych raportach miesięcznych w taki sposób, by organ mógł wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Inne dokumenty

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę wprowadziła też kolejne dokumenty: imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS RCA cz. II) oraz deklarację rozliczeniową cz. II dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i płaci składki wyłącznie za siebie (ZUS DRA cz. II)

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357),
  • Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r., poz. 2244).

Zobacz:
Webinary, Interaktywne Szkolenia Online
Zobacz szkolenia powiązane z tematem artykułu:
Prawo pracy w 2021 r.
Praca zdalna, potrącenia z wynagrodzenia, czas pracy w związku z COVID-19, dokumentacja – ORAZ PRZEGLĄD ORZECZNICTWA Sądu Najwyższego - kompendium wiedzy dla praktyków
Prawo pracy w 2021 r.
SZKOLENIE NA ZAMÓWIENIE/SZKOLENIE ZAMKNIĘTE
Program płatnik 10.02.002 – korygowanie dokumentów z uwzględnieniem zmian od 1 stycznia 2019r.
SZKOLENIE NA ZAMÓWIENIE/SZKOLENIE ZAMKNIĘTE

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Przejdź do działu strefy wiedzy

WikiGamma
Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy
Gamma Q&A
Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR
Artykuły eksperckie
Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi
Wideo
WikiGamma w formacie video
Recenzje, Stanowiska pracy
Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów
Artykuły, Artykuły cd., Prawo
Standardowe informacje z obszaru szkoleń

Najbardziej poczytne materiały WikiGamma:

Szanowni Państwo! Od momentu powstania, metodyki zwinne zyskują coraz większą popularność w różnych dziedzinach biznesu, wspierając organizacje z niemal wszystkich branży w sprawnym zarządzaniu projektami oraz codziennymi działaniami w takich obszarach, jak: informatyka, strategia, komunikacja, sprzedaż, marketing oraz HR. Metodyki Agile umożliwiają efektywne i szybkie budowanie wartościowych rozwiązań wysokiej jakości, wspierają usprawnianie procesów i rozwój kompetencji w zespołach wytwórczych dzięki koncentracji takich koncepcji, jak: inspekcja, adaptacja, ciągłe doskonalenie czy samoorganizacja, bez których żadna firma chcąca działać w dynamicznym środowisku nie jest w stanie budować przewagi rynkowej.
Główną przyczyną, dla której firmy i organizacje decydują się podnieść kompetencje swoich pracowników w obszarze zarządzania projektami jest dynamika otaczającego nas świata. Kapryśna ekonomia, skracające się cykle produkcyjne, zmiany technologiczne, polityczne, prawne, demograficzne i kulturowe kształtują coraz wyższe oczekiwania klientów.
Grywalizacja lub gamifikacja to w Polsce stosunkowo młoda forma motywowania określonych grup m.in. takich jak zespół sprzedażowy, dział IT lub HR czy studenci i uczestnicy szkoleń, działających we wspólnym celu. Aby odczarować nieco ten temat dobrze jest przyjrzeć się mu od podstaw.
Rynek pracy staje się rynkiem pracownika, rotacja pracowników stale rośnie. Stare metody zarządzania tracą na efektywności i współcześni menadżerowie stają przed koniecznością wypracowania nowych modeli, dostosowanych do nowej rzeczywistości. Te wyzwania to coś, do czego warto się przyzwyczaić, bo millenialsi niedługo będą dominującą grupą pokoleniową na rynku pracy.
Sukces firmy zależy od ludzi w niej pracujących, a kluczowi pracownicy mają kluczowe znaczenie dla tego sukcesu, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej.
Szanowni Państwo! Model mocnych stron Gallupa jest dzisiaj tak aktualny jak nigdy wcześniej. Zmiany pokoleniowe, motywacja 3.0 , tzw. rynek pracownika oraz poszukiwanie rozwiązań HR-owych, które jednocześnie podnoszą efektywność organizacji i satysfakcję pracowników z wykonywanej pracy – wszystkie te zjawiska stanowią ogromne wyzwania dla działów HR w Polsce i na świecie. Praca na talentach i mocnych stronach wg metodologii Gallupa na pewno pomaga zamienić wyzwania w rezultaty. Życzymy owocnej lektury! Zespół Gamma

Kolejne artykuły:

Od 24 stycznia 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 7 października 2016 r. w sprawie szczegółowych wymagań dla transportu odpadów. Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 24 ust. 7 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 992 z późn. zm.). Rozporządzenie określa przede wszystkim wymagania dla transportu odpadów i obowiązki w zakresie oznakowania środków transportu.
Nowelizacja ustawy o transporcie drogowym w zamierzeniu ustawodawcy zapewnić miała uzgodnienie przepisów prawa krajowego z prawem Unii Europejskiej. Chodziło o dostosowanie przepisów ustawy  o publicznym transporcie zbiorowym do przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2338 z dnia 14 grudnia 2016 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1370/2007 w odniesieniu do otwarcia rynku krajowych usług kolejowego transportu drogowego.
W dniu 3 września 2018 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach. Ustawa o tachografach jest odpowiedzią na potrzebę dostosowania przepisów krajowych do unijnych. W tym artykule przedstawimy takie zagadnienia ustawy o czasie pracy kierowców jak świadectwo homologacji, zezwolenie na działanie warsztatu, opłata administracyjna i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów ustawy.
Niniejszy artykuł opisuje prawo energetyczne oraz zagadnienia związane ze służebnością gruntową. Wyszczególnione zostały takie aspekty jak regulacja sposobu korzystania ze służebności drogi, uprawnienia właściciela i domownika oraz zniesienie służebności drogi koniecznej.
Ustawa Prawo przewozowe reguluje – najogólniej mówiąc – przewóz osób i rzeczy, wykonywany odpłatnie na podstawie umowy, przez uprawnionych przewoźników. Nie dotyczy jednak transportu morskiego, lotniczego i konnego.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach:
tel. kom.: 505 273 550,
biuro@projektgamma.pl

Najbliższe terminy szkoleń związane z tym artykułem

Tabele przestawne – analiza nieuporządkowanych danych
22 grudnia 2020 Szkolenie online
Celem szkolenia jest uzyskanie wiedzy jak tworzyć i modyfikować tabele przestawne w programie Microsoft Excel
Tabele przestawne jako narzędzie analizy biznesowej
Kurs Excel tabele przestawne pozwala zdobyć wiedzę i umiejętności związane z  architekturą środowiska analiz biznesowych: fakt, miara, wymiar,...

Najpopularniejsze artykuły w tym dziale

Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2019 roku.
Gamma na FBGamma w LN
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
 ul. Mysłowicka 15, 01-612 Warszawa. Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji