Co nowego w programie Płatnik? Przechowywanie akt osobowych

Program Płatnik w nowej wersji (10.02.002) został udostępniony od 1 stycznia 2019 r. Przez krótki okres przejściowy (od 1 do 25 stycznia) funkcjonowały dwie wersje programu – stara (10.01.001) i właśnie nowa. W tym artykule przedstawimy obowiązki pracodawcy wobec pracownika odnośnie przechowywania akt osobowych, w tym oświadczenia ZUS RIA.

28 stycznia 2019
zdjęcie - Co nowego w programie Płatnik? Przechowywanie akt osobowych


Co nowego w programie Płatnik?

Program Płatnik w nowej wersji (10.02.002) został udostępniony od 1 stycznia 2019 r. Przez krótki okres przejściowy (od 1 do 25 stycznia) funkcjonowały dwie wersje programu – stara (10.01.001) i właśnie nowa.

Nowa wersja programu zawiera funkcje, które dostosowują go do zmian wynikających z ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r., poz. 1577 ) oraz ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357).

Ta ostatnia umożliwiła pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (przechowywanie akt osobowych) w postaci elektronicznej oraz generalnie skróciła okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

SZKOLENIA KOMPUTEROWE

Excel to znakomite narzędzie – oszczędza czas,  dostarcza potrzebne informacje, jest wygodne w stosowaniu – jeśli posiada się odpowiednie umiejętności obsługi programu. Zestaw naszych szkoleń z tego obszaru pozwoli posiąść te umiejętności. Zapraszamy na Szkolenia SZKOLENIA KOMPUTEROWE!

Inne tematy, interesujące dla tej grupy docelowej to:

Nowe dokumenty

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie musiał przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy. Mianowicie należy przekazać do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) – nowe dokumenty dodane do programu Płatnik w wyniku nowelizacji. Wskazujemy jakie jeszcze nowe dokumenty dodała nowelizacja.

To wspomniane już:

  • ZUS OSW – oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
  • ZUS RIA – raport informacyjny, a ponadto
  • ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej,
  • ZUS DRA cz. II – deklaracja rozliczeniowa cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie,
  • ZUS RCA cz. II – imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Kodeks pracy zmienia się nieustająco. Jedynie znajomość praktycznych konsekwencji zmian pozwala na bezpieczeństwo procesów kadrowych. Zapraszamy na szkolenie zmiany w prawie pracy w 2018 oraz najnowsze orzecznictwo kadrowo - płacowe.

Uczestników tego szkolenia interesują również:

Nowe formularze zostały już wprowadzone w programie Płatnik. Poniżej szczegóły zmian.

ZUS OSW warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji

Złożenie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW jest warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., z 50 do 10 lat. Pracodawca – płatnik wypełnia ten dokument, gdy informuje ZUS o zamiarze przekazywania raportów ZUS RIA.

Dokument ten zawiera oświadczenie pracodawcy, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.  Płatnik może złożyć oświadczenie ZUS OSW w każdym czasie oraz – do czasu przekazania pierwszego raportu ZUS RIA – je odwołać.

Kiedy pracodawca składa ZUS RIA

Pracodawca – płatnik, który złożył oświadczenie ZUS OSW ma obowiązek przekazania w ślad za nim do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA. Termin na złożenie raportu informacyjnego jest związany z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Raport należy złożyć w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę u płatnika przed złożeniem oświadczenia. Jeśli pracownik (zleceniobiorca) zakończył pracę po złożeniu oświadczenia, pracodawca – płatnik przekazuje raport wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych.

Ustawodawca uznał przy tym za zleceniobiorców osoby świadczące pracę nie tylko na podstawie umowy zlecenia, ale także umowy agencyjnej oraz każdej innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

ZOBACZ NASZE SZKOLENIA:

Uczestnictwu w szkoleniu ANALIZA DANYCH ZA POMOCĄ TABEL PRZESTAWNYCH
daje możliwość sprawnej analizy i syntezy danych – w dopasowaniu do indywidualnych potrzeb uczestnika i firmy.

Uczestników tego szkolenia interesują również:

Co zawiera raport informacyjny?

Raport informacyjny obejmuje:

  • dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe przypadające w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018,
  • dane dotyczące okresów wykonywania pracy nauczycielskiej w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć za okres 01.01.1999 – 31.12.2018 oraz osobno za okres 01.01.1999 – 31.12.2008,
  • dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a także o szczególnym charakterze za okres 01.01.1999 – 31.12.2008,
  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy,
  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku prawną, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, a także informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Raport ZUS RIA nie zawsze skraca okres przechowywania dokumentacji

Mimo złożenia oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportu informacyjnego ZUS RIA, pracodawca ma nadal obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u tego właśnie pracodawcy, jeśli:

  • pracownik został zgłoszony do ubezpieczenia społecznego przed dniem 1 stycznia 1999 r.,
  • pracownik wykonywał u pracodawcy – płatnika pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Obowiązki wobec pracownika

Złożenie raportu informacyjnego powoduje pojawienie się pewnych obowiązków pracodawcy wobec pracownika. Przede wszystkim powinien przekazać pracownikowi kopię raportu przekazanego do ZUS, a także dowody potwierdzające wykonywanie w okresie 01.01.1999 – 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze lub też o szczególnym charakterze.

Jednocześnie należy pouczyć pracownika o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, prawie (i terminie) do odbioru dokumentacji oraz prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Kopię raportu informacyjnego przekazanego do ZUS oraz wspomniane pouczenia powinien także przekazać zleceniodawca – płatnik zleceniobiorcy. Niezależnie od obowiązków pracodawcy i zleceniodawcy, ZUS także udziela – po otrzymaniu raportu informacyjnego ZUS RIA – stosownych informacji pracownikowi oraz zleceniobiorcy.

Raport imienny ZUS RPA

Kolejnym nowym dokumentem jest imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). W dokumencie tym należy wykazać informacje o przychodach w zależności od rodzaju ubezpieczenia, którego stanowią podstawę, a także wskazać rok, którego przychód dotyczy. Co istotne, raport należy przekazać tylko za taki miesiąc, w którym:

  • wypłacono tej osobie przychód należny za lata poprzednie,
  • obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem wypłacony zostanie tej osobie taki składnik wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Zadaniem imiennego raportu miesięcznego jest uzupełnienie danych przekazanych przez pracodawcę za pracownika w innych raportach miesięcznych w taki sposób, by organ mógł wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Inne dokumenty

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę wprowadziła też kolejne dokumenty: imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS RCA cz. II) oraz deklarację rozliczeniową cz. II dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i płaci składki wyłącznie za siebie (ZUS DRA cz. II)

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357),
  • Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r., poz. 2244).

ZOBACZ LOSOWE ARTYKUŁY Z NASZEJ STREFY WIEDZY

Od 24 stycznia 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 7 października 2016 r. w sprawie szczegółowych wymagań dla transportu odpadów. Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 24 ust. 7 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 992 z późn. zm.). Rozporządzenie określa przede wszystkim wymagania dla transportu odpadów i obowiązki w zakresie oznakowania środków transportu.

Nowelizacja ustawy o transporcie drogowym w zamierzeniu ustawodawcy zapewnić miała uzgodnienie przepisów prawa krajowego z prawem Unii Europejskiej. Chodziło o dostosowanie przepisów ustawy  o publicznym transporcie zbiorowym do przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2338 z dnia 14 grudnia 2016 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1370/2007 w odniesieniu do otwarcia rynku krajowych usług kolejowego transportu drogowego.

W dniu 3 września 2018 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach. Ustawa o tachografach jest odpowiedzią na potrzebę dostosowania przepisów krajowych do unijnych. W tym artykule przedstawimy takie zagadnienia ustawy o czasie pracy kierowców jak świadectwo homologacji, zezwolenie na działanie warsztatu, opłata administracyjna i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów ustawy.

Niniejszy artykuł opisuje prawo energetyczne oraz zagadnienia związane ze służebnością gruntową. Wyszczególnione zostały takie aspekty jak regulacja sposobu korzystania ze służebności drogi, uprawnienia właściciela i domownika oraz zniesienie służebności drogi koniecznej.

Ustawa Prawo przewozowe reguluje – najogólniej mówiąc – przewóz osób i rzeczy, wykonywany odpłatnie na podstawie umowy, przez uprawnionych przewoźników. Nie dotyczy jednak transportu morskiego, lotniczego i konnego.

Gamma - newsletter

Newsletter

Bądź na bieżąco z nowymi treściami wikiGammy. Zapisz się do naszego newslettera.

Zapraszamy do naszej

strefy wiedzy

WikiGamma
WikiGamma

Autorskie raporty, wartościowy know-how, pigułki wiedzy.

Gamma Q&A
Gamma Q&A

Odpowiedzi na często pojawiające się pytania z obszaru HR.

Artykuły eksperckie
Artykuły eksperckie

Artykuły związane ze szkoleniami eksperckimi.

Wideo
Wideo

WikiGamma w formacie video.

Recenzje książek
Recenzje, Stanowiska pracy

Recenzje książek, lista najpopularniejszych zawodów.

Artykuły
Artykuły, Artykuły cd., Prawo

Standardowe informacje z obszaru szkoleń.

Daj nam poznać

TWOJE POTRZEBY

Zadzwoń do nas:

tel: 22/266 08 48,

tel. kom.: 505 273 550,



E-mail:
biuro@projektgamma.pl

ul. Mysłowicka 15
01-612 Warszawa

Znajdź nas na mapie

Zobacz mapę



lub użyj formularza

Kontakt
biuro@projektgamma.pl
tel: 22/266 08 48,
tel. kom.: 505 273 550

ul. Mysłowicka 15
01-612 Warszawa
NIP: 113-26-90-108

Strona należy do grupy Gamma realizującej szkolenia eksperckie, sprzedażowe, managerskie, farmaceutyczne oraz team building dla firm. Firma szkoleniowa 2019 roku.
© Konsorcjum Szkoleniowo-Doradcze Gamma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Wszelkie prawa zastrzeżone. Szkolenia dla firm i administracji.