Program Płatnik w nowej wersji (10.02.002) został udostępniony od 1 stycznia 2019 r. Przez krótki okres przejściowy (od 1 do 25 stycznia) funkcjonowały dwie wersje programu – stara (10.01.001) i właśnie nowa. W tym artykule przedstawimy obowiązki pracodawcy wobec pracownika odnośnie przechowywania akt osobowych, w tym oświadczenia ZUS RIA.
Program Płatnik w nowej wersji (10.02.002) został udostępniony od 1 stycznia 2019 r. Przez krótki okres przejściowy (od 1 do 25 stycznia) funkcjonowały dwie wersje programu – stara (10.01.001) i właśnie nowa.
Nowa wersja programu zawiera funkcje, które dostosowują go do zmian wynikających z ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r., poz. 1577 ) oraz ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357).
Ta ostatnia umożliwiła pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (przechowywanie akt osobowych) w postaci elektronicznej oraz generalnie skróciła okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat.
Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie musiał przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy. Mianowicie należy przekazać do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) – nowe dokumenty dodane do programu Płatnik w wyniku nowelizacji. Wskazujemy jakie jeszcze nowe dokumenty dodała nowelizacja.
To wspomniane już:
SZKOLENIA KOMPUTEROWE
Excel to znakomite narzędzie – oszczędza czas, dostarcza potrzebne informacje, jest wygodne w stosowaniu – jeśli posiada się odpowiednie umiejętności obsługi programu. Zestaw naszych szkoleń z tego obszaru pozwoli posiąść te umiejętności. Zapraszamy na Szkolenia SZKOLENIA KOMPUTEROWE!
Inne tematy, interesujące dla tej grupy docelowej to:
Nowe formularze zostały już wprowadzone w programie Płatnik. Poniżej szczegóły zmian.
Złożenie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW jest warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., z 50 do 10 lat. Pracodawca – płatnik wypełnia ten dokument, gdy informuje ZUS o zamiarze przekazywania raportów ZUS RIA.
Dokument ten zawiera oświadczenie pracodawcy, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Płatnik może złożyć oświadczenie ZUS OSW w każdym czasie oraz – do czasu przekazania pierwszego raportu ZUS RIA – je odwołać.
Pracodawca – płatnik, który złożył oświadczenie ZUS OSW ma obowiązek przekazania w ślad za nim do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA. Termin na złożenie raportu informacyjnego jest związany z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.
Raport należy złożyć w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę u płatnika przed złożeniem oświadczenia. Jeśli pracownik (zleceniobiorca) zakończył pracę po złożeniu oświadczenia, pracodawca – płatnik przekazuje raport wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych.
Ustawodawca uznał przy tym za zleceniobiorców osoby świadczące pracę nie tylko na podstawie umowy zlecenia, ale także umowy agencyjnej oraz każdej innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Raport informacyjny obejmuje:
Mimo złożenia oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportu informacyjnego ZUS RIA, pracodawca ma nadal obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u tego właśnie pracodawcy, jeśli:
Złożenie raportu informacyjnego powoduje pojawienie się pewnych obowiązków pracodawcy wobec pracownika. Przede wszystkim powinien przekazać pracownikowi kopię raportu przekazanego do ZUS, a także dowody potwierdzające wykonywanie w okresie 01.01.1999 – 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze lub też o szczególnym charakterze.
Jednocześnie należy pouczyć pracownika o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, prawie (i terminie) do odbioru dokumentacji oraz prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.
Kopię raportu informacyjnego przekazanego do ZUS oraz wspomniane pouczenia powinien także przekazać zleceniodawca – płatnik zleceniobiorcy. Niezależnie od obowiązków pracodawcy i zleceniodawcy, ZUS także udziela – po otrzymaniu raportu informacyjnego ZUS RIA – stosownych informacji pracownikowi oraz zleceniobiorcy.
Kolejnym nowym dokumentem jest imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). W dokumencie tym należy wykazać informacje o przychodach w zależności od rodzaju ubezpieczenia, którego stanowią podstawę, a także wskazać rok, którego przychód dotyczy. Co istotne, raport należy przekazać tylko za taki miesiąc, w którym:
Zadaniem imiennego raportu miesięcznego jest uzupełnienie danych przekazanych przez pracodawcę za pracownika w innych raportach miesięcznych w taki sposób, by organ mógł wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę wprowadziła też kolejne dokumenty: imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS RCA cz. II) oraz deklarację rozliczeniową cz. II dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i płaci składki wyłącznie za siebie (ZUS DRA cz. II)
