Genchi Genbutsu - wstęp

Podstawą koncepcji Genchi Genbutsu jest przekonanie, że przełożony żeby podjąć optymalną decyzję biznesową musi opierać ją na doświadczeniu. Osobiście się zaangażować i gruntownie poznać analizowaną kwestię.

Praktyka

Praktyka Genchi Genbutsu wymaga od kadry zarządzającej (menadżerów, specjalistów, kierowników, dyrektorów), żeby nie spędzała całego czasu pracy za biurkiem, przed monitorem komputera, odseparowana od swoich podwładnych, tylko regularnie odwiedzała hale produkcyjne i inne miejsca, gdzie powstają produkty ich macierzystej firmy.

Czemu służy Genchi Genbutsu?

Stykając się bezpośrednio z częścią produkcyjną firmy ( a nie tylko poprzez spływające na maila raporty i analizy) kadra zarządzająca zapoznaje się z problemami i bolączkami trapiącymi, odległe im zazwyczaj, zespoły pracowników. A dzięki spojrzeniu z dystansu i mocy własnego stanowiska może od razu rozwiązać zgłaszane czy zaobserwowane problemy.

Opanowanie Genchi Genbutsu, wbrew pozorom, to nie jest prosta sprawa. Może zająć nawet kilka lat. A to z tego powodu, że nie o zwyczajną wizytację tu chodzi. To nie „gospodarska wizyta”, pełna pompy, lecz zazwyczaj bezużyteczna.

Genchi Genbutsu wymaga wiele uwagi i skupienia. Najważniejsze jest zrozumienie procesu przepływu informacji i standardów pracy, uchwycenie przyczyny problemu i dokładne analizowanie obserwowanych faktów. A tych faktów i działań do obserwacji i analizy jest dużo i często dzieją się jednocześnie.

14 zasad Systemu Produkcyjnego Toyoty

Genchi Genbutsu jest jedną z 14 zasad zarządzania Toyoty. Filozofia pracy praktykowana w Toyocie zrewolucjonizowała branżę motoryzacyjną. A z czasem została skopiowana przez wiele innych japońskich firm, branżowo bardzo odległych od motoryzacji.

Główną regułą Toyoty jest nieustające zaangażowanie oraz chęć ciągłego podnoszenia jakości oferowanego produktu i co za tym idzie – całego przedsiębiorstwa. Szczegóły kultury pracy japońskiej firmy zostały zawarte w 14 zasadach Systemu Produkcyjnego.

Opierać decyzje w zarządzaniu na dalekosiężnej koncepcji – nawet kosztem krótkoterminowych wyników finansowych.

1 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Stworzyć ciągły i płynny proces ujawniania problemów.

2 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Kolektywna kultura pracy

Zasada Genchi Genbutsu jest powszechnie stosowana w Japonii. Jednym z powodów jej popularności jest niewątpliwie to, że w kulturze pracy Japończyków bardzo dużą rolę ogrywa odpowiedzialność grupowa za rezultat pracy. Stanowi ona wręcz sedno japońskiego systemu pracy. Zespołowe wdrożenia rozwiązań oraz wspólna odpowiedzialność za rezultat to codzienność w japońskich przedsiębiorstwach.

Jednym z celów metody Genchi Genbutsu jest właśnie uświadomienie pracownikom wyższego szczebla, że sukces ich pracy jest uzależniony od wyników podwładnych, personelu fizycznego. Że wspólnie, mimo różnicy stanowisk, pracują na sukces firmy.

Unikać nadprodukcji.

3 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Wyrównywać obciążenie pracą.

4 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Uważna obserwacja – szybkie rozwiązywanie problemów

Stosowanie zasady Genchi Genbutsu pomaga przede wszystkim w rozwiązywaniu codziennych, uciążliwych problemów, usprawnieniu procesu produkcyjnego czy we wprowadzeniu ulepszeń.

Głównym zadaniem przed jakim stoi pracownik korzystający z Genchi Genbutsu jest wymóg skupienia uwagi i umiejętność analizy oglądanych działań. Baczne obserwowanie pracy pozwoli w szybki sposób zdiagnozować problem, rozwiązać go zanim stanie się naprawdę poważny i, co za tym idzie, oszczędzić pieniądze firmy.

Stworzyć kulturę przerywania procesów w celu rozwiązywania problemów, by od razu uzyskiwać właściwą jakość.

5 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Standaryzacja pracy jest podstawą ciągłej poprawy i upełnomocniania pracowników.

6 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Genchi Genbutsu a zen

Zasada Genchi Genbutsu jest również pochodną filozofii zen. To odłam buddyzm, od wieków bardzo popularny w Japonii. Jedną z naczelnych zasad zen jest uważność, czyli koncentracja i skupienie myśli. Ludzki umysł jest zazwyczaj roztrzepany, krąży wokół tysiąca spraw jednocześnie i nie może skupić się na niczym konkretnym.

Zen poprzez medytację stara się ukierunkować go na „bycie tu i teraz”. Na obserwowaniu, odczuwaniu i uczestniczeniu w tym momencie życia, w którym akurat się jest. A nie roztrząsaniu przeszłości czy snuciu planów na przyszłość. Metoda Genchi Genbutsu, która nakazuje uważne śledzenie zachodzących procesów w firmie jest „dzieckiem” tej tradycji filozoficznej.

Kolejnym ważnym przykazaniem buddyzmu zen jest: „cokolwiek się robi, należy robić to wolniej niż zwykle”. I w tym wypadku nie chodzi o zbyt flegmatyczne podejście do swoich obowiązków. Tu ważniejsza jest koncentracja na zadaniu.

Robić coś wolniej, to robić to bardziej uważnie, myśleć o tym, co się wykonuje, skoncentrować się  na tym. I znów refleks takiego sposobu myślenia w metodzie Genchi Genbutsu jest bardzo widoczny.

Stosować kontrolę wizualną, aby żaden problem nie pozostał w ukryciu.

7 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Stosować wyłącznie niezawodną, gruntownie sprawdzoną technologię, służącą pracownikom i procesom.

8 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Korzyści ze stosowania zasady Genchi Genbutsu

Pokora i identyfikacja z firmą
Metoda Genchi Genbutsu  pozwala na holistyczne spojrzenie na firmę. Pozwala na zdanie sobie sprawy z mnogości odbywających się w niej procesów. Oprócz wymienionych wcześniej korzyści wynikających z takiego spojrzenia, warto zwrócić jeszcze uwagę na kilka kwestii. 

Dzięki uważnemu oglądaniu pracy w hali produkcyjnej menadżer uczy się jeszcze wielu dodatkowych rzeczy: nabiera pokory widząc jak skomplikowaną maszynerią jest przedsiębiorstwo, uczy się działań zespołowych i szacunku do pracy jako takiej.

Poza tym menadżer czy specjalista poznając firmę od podszewki mocniej się z nią utożsamia. Przy dzisiejszej karuzeli stanowisk, zwłaszcza w grupie menadżerów, ta ostatnia korzyść jest nie do przecenienia.

Wychowywać liderów, którzy gruntownie rozumieją pracę, żyją ogólną koncepcją firmy i nauczają innych.

9 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Wykształcić wyjątkowych ludzi i zespoły realizujące ogólną koncepcję firmy.

10 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Wzajemny szacunek
Często menadżerowie i specjaliści odnoszą się z wyższością do obowiązków pracowników fizycznych. Z drugiej strony ekipy produkcyjne traktują zespoły zarządzające z nieufnością, w myśl zasady „co oni tam wiedzą”.

Wspólne spotkanie obu tych grup może rozwiać te uprzedzenia i nauczyć wzajemnego szacunku do siebie. To zaowocuje lepszą współpracą, a co to za tym idzie wzrostem efektywności całej firmy.

Szanować szeroką sieć partnerów i dostawców, rzucając im wyzwania i pomagając im w doskonaleniu się.

11 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Angażować się osobiście, aby gruntownie zrozumieć sytuację.

12 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Motywacja
Obecność kadry zarządzającej w hali produkcyjnej działa motywująco na pracujący tam personel. Pracownicy mają poczucie, że ich praca i problemy, które im ciążą, są ważne dla firmy, a sami są kluczowym elementem w procesie produkcji. To podnosi motywację i efektywność.

Podejmować decyzje powoli, w drodze konsensusu i starannie rozważając wszystkie możliwości, potem szybko wdrażać decyzje.

13 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Zostać organizacją uczącą się dzięki niestrudzonej refleksji i ciągłej poprawie.

14 zasada Systemu Produkcyjnego Toyoty

Uniwersalna strategia działania

Metoda Genchi Genbutsu, choć wyrasta ze specyficznej kultury i tradycji Japonii może być z powodzeniem stosowana również w firmach europejskich czy amerykańskich.

W końcu pod każdą szerokością geograficzną ważne w pracy są rzeczy oferowane przez  Genchi Genbutsu: koncentracja na zadaniu, szacunek dla współpracowników, czy szybkie diagnozowanie problemów.