Po co firmie sekretariat?

 

Wydaje się miejscem zbędnym, które mało lubi lub traktuje poważnie. Przyjęło się, że sekretarki i asystentki zajmują się wyłącznie parzeniem kawy i podawaniem jej na spotkaniach menedżerów. Taki obraz jednak przeżywa poważne załamanie w spotkaniu z rzeczywistością przedsiębiorczego życia. To od niego zaczyna się i na nim zasadniczo kończy się przebieg informacji - najważniejszego surowca, jakie posiada każda firma, niezależnie od branży, w jakiej prowadzić interesy. W sekretariacie przyjmuje się klientów, to on stanowi pierwszą linię kreowania wizerunku i pozytywnych doświadczeń odwiedzających, to tutaj przydziela się zadania i koordynuje ich wykonywanie, to tutaj udziela się wszelkiego rodzaju wiedzy związanej z firmą.

Kluczowa rola sekretariatu w działalności przedsiębiorstwa

Każda duża firma musi zdawać sobie sprawę, jak ważne jest zatrudnienie profesjonalnego pracownika sekretariatu. Musi on posiadać zdolności do komunikacji interpersonalnej na poziomie menedżera bądź nawet wyższym, umiejętność organizacji pracy i wysoką odporność na stres, ponieważ zadania powierzane i realizowane w sekretariacie muszą być przekazywane natychmiast, wykonywane na wczoraj i realizowane z najwyższą precyzją. Jeden błąd, jedna niewłaściwie przesłana wiadomość w biegu może doprowadzić do poważnego zachwiania interesów całej firmy.

To właśnie w tym miejscu rozpoczyna się prawdziwa rola sekretariatu w firmie - jeżeli pracowniczy nie odczuwają jego obecności, to znak, że jest prowadzone przez profesjonalistów, gdyż nie powoduje kłopotów i nie skupia negatywnej uwagi. Taka właśnie jest jego zadanie, stąd też sporo osób nieświadomych jego znaczenia lekceważy obowiązki, jakie na nim spoczywają i traktuje pracę w nim jako etap przejściowy przed awansem na wyższe stanowisko. Jednak gdyby przyjrzeć się bliżej, to przedsiębiorstwo prędzej obędzie się bez menedżera, które może zastąpić doświadczony pracownik z predyspozycjami niż bez sekretariatu, bez którego nie będzie właściwie organizowana praca i odpowiednio koordynowany przepływ informacji między działami.