Kontakt z klientem jest niezwykle ważnym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. To właśnie podczas rozmowy z klientem często udaje nam się przekonać klienta do zakupu produktu lub usługi, bądź przeciwnie.

Dlatego warto zastanowić się, w jaki sposób przeprowadzać każdą rozmowę, jaką prowadzimy z klientem, nie popełniać podstawowych błędów, bez względu na to, czy rozmowa odbywa się bezpośrednio, czy za pomocą telefonu, e-maila itd.

Jedną z możliwości prowadzenia rozmowy jest rozmowa telefoniczna z klientem. Jest to bardzo szczególny rodzaj rozmowy, bowiem nie jest prowadzony bezpośrednio, tzw. "w cztery oczy", co odbiera możliwość interpretowania np. wyrazu twarzy podczas rozmowy. Jednocześnie, jest to rozmowa prowadzona w czasie rzeczywistym, bez możliwości zastanawiania się nad odpowiedziami, odreagowania swoich emocji, by ich nie okazać itd.

Dlatego ważne, aby osoba rozmawiająca z klientami przez telefon była dobrze do tego przygotowana, posiadała niezbędną wiedzę i umiejętności, a także była dobrze przeszkolona w tym zakresie.

Ważne jest przede wszystkim, aby osoba rozmawiająca z klientem potrafiła dobrze poprowadzić taką rozmowę. Przede wszystkim, musi odpowiednio rozpocząć i podtrzymać zainteresowanie klienta. Ważne, aby się przywitać, przedstawić, powiedzieć w jakim celu toczy się rozmowa. Ponadto, koniecznym jest, aby mówić wyraźnie.

Rozmowa telefoniczna klientem musi być prowadzona w taki sposób, aby nie zniechęcić rozmówcy. Trzeb zainteresować drugą osobę przede wszystkim tym, co mamy do powiedzenia. Ważne jest także zadawanie pytań, bowiem rozmówca czuje się zobligowany do udzielenia odpowiedzi, a to już jest możliwością do wciągnięcia drugiej osoby do aktywnej rozmowy, dyskusji.

Kiedy rozmówca podejmie jakąkolwiek interakcję, to już jest połowa sukcesu. Prowadząc umiejętnie dalszą rozmowę możemy nie tylko zyskać klienta, ale również spełnić jego oczekiwania względem produktu czy usługi, jakie oferujemy. Dlatego jest to tak ważny element obsługi klienta każdej firmy.