Zrozumienie procesu zmian

Źródła zmian organizacyjnych.

Czynnikiem kreującym zmianę oraz wprowadzającym ją w życie są ludzie. Dlatego tak ważne jest w procesie zarządzania zmianą dokonanie diagnozy organizacji i otoczenia.
Właśnie te okoliczności wewnętrzne organizacji oraz zewnętrzne , występujące wokół niej, są źródłami zmian:

Źródła zmian wewnętrznych:

• nieoczekiwane niepowodzenie, sukces lub inne zdarzenie zewnętrzne
• niezgodność między rzeczywistością a wyobrażeniami członków danej organizacji
• zmiana/ innowacja wynikająca z potrzeby procesu
• zmiany w strukturze rynku/przemysłu, które wszystkich zaskakują

Źródła zmian na zewnątrz organizacji:

• zmiany demograficzne
• zmiany w postrzeganiu – trendy, to co jest aktualnie modne
• nowa wiedza

Zarządzanie zmianą może dotyczyć drobnych udoskonaleń, zmian, obejmujących niewielkie bieżące działania. Czasami jednak dotyczy dużych, radykalnych zmian, które przebudowują całą organizację.

W zarządzaniu zmianą wyróżniamy zazwyczaj pięć etapów:

• Rozpoznanie przyczyny wskazującej na potrzebę zmian
• Sprecyzowanie punktu końcowego – gdzie chcemy się znaleźć
• Planowanie przeprowadzenia zmiany
• Wdrożenie zmiany
• Zapewnienie, iż zmiany będą trwałe
  
  

Czynnikami, które umożliwiają kierownictwu przeprowadzenie personelu przez zmianę jest umiejętne zarządzanie personelem, motywowanie pracowników, charyzma – przywódczy styl zarządzania oraz właściwa komunikacja. Bez tych umiejętności kierownictwo nie ma szans na wprowadzenie zmian z sukcesem.

Przystępując do zarządzania zmianą zadaniem kierownictwa jest zminimalizowanie niepowodzenia działania. Aby to zrobić, kierownictwo powinno zwrócić uwagę na następujące czynniki, które mają kluczowe znaczenie dla wprowadzenia zmiany, są nimi: czas, komunikacja, ludzie, styl zarządzania i konsekwencja.

Czas

Zmiana jest czymś, co może nas zaskoczyć. Kierownicy często decydują się na rozpoczęcie procesu zmian znajdując się pod presją czasu. Zdając sobie sprawę z wagi problemu nie przywiązują wagi do tego, by pracowników w należyty sposób informować  - informują ich niedokładnie i w pośpiechu.

W efekcie brakuje czasu na odpowiednie przyjęcie zmian oraz dostosowanie się do nich. Kierownicy są niezadowoleni z miernych efektów pracy i obarczają za to winą pracowników, twierdząc, że brakuje im zaangażowania i poświęcenia oraz że nie widzą potrzeby i pilności zmian.

Aby wprowadzić zmianę organizacja potrzebuje czasu, by poradzić sobie z poszczególnymi etapami procesu zmian. Informowanie tylko  o potrzebie i pilności zmian nie wystarczy do tego, aby pracownicy ją zaakceptowali.

Rolą kierownika jest zapewnienie obszaru i czasu  na planowanie, dyskusję, przetwarzanie, dostosowywanie i korygowanie informacji. Spełniając te warunki organizacja ma szanse na wprowadzenie zmiany.

Komunikacja

Kierownictwo wprowadzające zmianę bardzo często zapomina, że po to by mogła ona zaistnieć potrzebne jest zgoda wszystkich poziomów pracowniczych w firmie.

Bardzo często w procesie dyskusji nad zmianą pomija się kierownictwo średniego szczebla, co prowadzi do tego, że wprowadzana zmiana nie przynosi oczekiwanych rezultatów.

Grzechem kierownictwa wyższego szczebla jest pomijanie możliwości zaangażowania w proces zmian kierownictwa średniego szczebla. A to przecież kierownicy średniego szczebla mają decydujący wpływ na komunikację wewnątrz firmy. Przecież wykazali się skutecznością, zostając kierownikami, więc dlaczego nie uczynić z nich swoich naturalnych zwolenników podczas wprowadzania zmiany. Są oni kopalnią informacji od pracowników, które nie mogą być pomijane w procesie wprowadzania zmiany.

Ludzie

Podczas każdego procesu zmian najważniejsze są osoby, które same się w nią zaangażują. Osoby te, które nazywamy agentami zmian.

Ich sytuacja jest bardzo trudna, ponieważ będą mieli poczucie izolacji i osamotnienia, utraty energii i motywacji – szczególnie, jeśli nie zapewni się im wsparcia i zrozumienia. Istnieje niebezpieczeństwo pogłębianie się u nich negatywnych emocji, jeśli wyniki zmian nie będą zgodne z oczekiwanymi.

Będą podlegać presji innych pracowników, w stresie zabraknie im czasu na refleksję i złapanie dystansu – najważniejsze w tej sytuacji będzie udzielenie im wsparcia przez kierownictwo firmy.

Styl zarządzania

Bez względu na to czy partnerski styl zarządzania jest nam bliższy w procesie zarządzania zmianą potrzebny jest zdecydowany, przywódczy kierownik.

W czasach kryzysu, kierownictwo nie może się bać pokazywać władzę. Kryzys w organizacji wymaga jasnych wytycznych. Silny lider znajdzie – nawet pod presją – czas na refleksję, angażując i słuchając odpowiednich ludzi oraz wykazując się odwagą w podejmowaniu twardych decyzji, jeśli będzie taka potrzeba.

Konsekwencja i kompetencje 

Zmiana to sytuacja trudna, szczególnie jeśli przebiega nie tak jak to sobie założyliśmy. W trudnych sytuacjach potrzebne są osoby zdecydowane, które podejmą odpowiedzialność za decyzję, określą właściwe rozwiązania i podejmą niezbędne działania. Oprócz kompetencji osoby te musza cechować się konsekwencją, aby nie stracić dystansu i obiektywizmu w obserwowaniu rozwoju sytuacji.

Ponadto osoby te powinny mieć wszelkie umocowania formalne, tak by w trakcie zarządzania zmianą nikt nie mógł podważyć ich kompetencji.

Pamiętaj! Przede wszystkim ludzie!

Czasami podczas wprowadzania zmian kierownictwo zapomina , że podmiotem zmiany są ludzie, bo to oni tworzą organizację. Jeśli kierownictwo interesuje tylko zwiększenie zysku, to samo to założenie powoduje, że wprowadzanie zmiany nie zakończy się sukcesem.

Pracownicy muszą widzieć związek zmiany bezpośrednio z sobą, a nie tylko  organizacją.
Jeśli w ten sposób zarządzamy zmianą, tracimy wiarygodność w oczach pracowników.
Takie zarządzanie prowadzi nieuchronnie do kryzysu.